Dokument

Smlouva

Běžný dokument

Úvod

Druh Běžný dokument představuje elektronické dokumenty tak jak jsou obvykle v počítačové praxi vnímány. Díky existenci tohoto druhu objektu může Kaskáda mimo jiné plnit funkci dokumentového skladu. Znamená to, že dokumenty nejsou uloženy přímo na pevném disku počítače, ale v Kaskádě jako jednotlivé objekty, které je možno sdílet, avizovat, připojovat k zásilkám, odkazovat se na ně v souvislostech s různými jiným objekty, apod.

Při návrhu rozdělení druhů Kaskády byla otázka Běžných dokumentů jednou z velmi náročných a autorský tým si kladl zásadní otázku: "Co všechno má být v Kaskádě uloženo jako druh Běžný dokument? Mají to být i elektronické zásilky? Mají to být i hovory?". Například na hovor lze nahlížet ze dvou úhlů pohledu. Záznam hovoru lze chápat jako Dokument, hovor samotný však jako Komunikaci. Z praktického hlediska se zdá být rozumným Komunikace považovat za Komunikace, a proto emaily, hovory a došlá a odeslaná pošta jsou zařazeny pod druh Komunikace. Ostatní dokumenty budiž chápány skutečně jako druh Běžný dokument.

Dokumenty zaznamenané v Kaskádě lze v zásadě rozdělit na interní a externí.

Interní dokumenty jsou takové dokumenty, pro které má Kaskáda k dispozici vlastní editor. Nemusí tedy spouštět žádný externí program, není při práci s těmito dokumenty závislá na tom, jaké programy jsou nainstalovány na uživatelském počítači.

Interní dokumenty jsou v Kaskádě uloženy především ve formátu RTF.

Tisk interního dokumentu je plně v režii Kaskády. Uživatel má k dispozici několik variant tiskových sestav (obohacené např. o záhlaví a zápatí), které pro tento druh objektu připravili vývojáři Kaskády. Samotný obsah dokumentu lze vytisknout prostřednictvím volby Soubor / Tisk v plovoucím menu nad obsahem dokumentu.

V případě kopírování obsahu (textu) z diskového souboru do interního dokumentu v Kaskádě, doporučujeme oprostit text od formátování a teprve pak tento postý text zkopírovat do Kaskády. Celý postup je uveden v kapitole editor formátovaného textu.

Uživatelé počítačů jsou zvyklí vytvářet dokumenty prostřednictvím nejrůznějších programů, jako je MS Word, MS Excel, kreslící programy, apod.. Kaskáda samozřejmě nemůže sama o sobě uživateli nabídnout funkcionalitu těchto programů, to není jejím účelem. Umožňuje však:

• uložit ve své databázi soubory vytvořené prostřednictvím libovolné aplikace,
• sdílet tyto dokumenty s jinými uživateli, propojovat je do karty Souvisí k libovolným objektům, avizovat je, používat jako přílohy e-mailů, apod.,
• editovat je prostřednictvím takového programu, který je na příslušném uživatelském počítači pro práci s příslušným formátem zaregistrován.

Tisk obsahu dokumentu lze provést pouze prostřednictvím takového programu, který je na příslušném uživatelském počítači pro práci s příslušným formátem zaregistrován. Není tedy možnost vytisknou dokument (std. tisk včetně hlavičky a obsahu) prostřednictvím připravených tiskových sestav Kaskády obohacené o záhlaví a zápatí.

Když uživatel chce dokument zobrazit nebo editovat, poskytne Kaskáda obsah tohoto dokumentu, který má uložen ve své databázi, příslušnému programu a tento program spustí. Uživatel pak pracuje s programem, na který je zvyklý, během editace přitom Kaskáda brání ostatním uživatelům příslušný dokument modifikovat, aby nedošlo ke kolizi změněných verzí. Při ukončení práce Kaskáda automaticky obsah dokumentu opět uloží zpět do databáze a odemkne databázový záznam tak, aby mohli dokument editovat i jiní uživatelé.

Kaskáda umožňuje dva způsoby práce s externími dokumenty, které jsou závislé na konfiguraci.

Přímé spuštění registrované aplikace

Tuto technologii Kaskáda použije pokud

• aplikace registrovaná pro práci s příslušným typem souboru nepodporuje technologii OLE, nebo
• uživatel si nepřeje použít technologii OLE a dal to najevo buď ve svých preferencích, nebo přímo v prohlížeči dokumentu v menu Zobrazení / Povolit technologii OLE.

Kaskáda v tomto případě pro práci s dokumentem spouští aplikaci, které předává jméno vyexportovaného dokumentu a čeká na ukončení práce s tímto souborem. Převzetí upraveného dokumentu zpět do databáze se řídí algoritmy, které jsou popsané dále v této kapitole v odstavci Technologie sledování otevřených dokumentů ....

Použití technologie OLE

Tuto technologii Kaskáda použije pokud

• aplikace registrovaná pro práci s příslušným typem souboru podporuje technologii OLE, a zároveň
• uživatel si přeje použít technologii OLE a dal to najevo buď ve svých preferencích, nebo přímo v prohlížeči dokumentu v menu Zobrazení / Povolit technologii OLE.

Kaskáda v tomto případě pro práci s dokumentem nebude spouštět samostatnou aplikaci, ale vytvoří speciální okno ve své režii, které vytváří rámec zapouzdřující příslušnou aplikaci (např. MS Word, MS Excel, apod.).

Tato situace je pro Kaskádu lepší z toho důvodu, že je přesně znám okamžik, kdy uživatel okno uzavírá a lze spolehlivě rozlišit zda došlo nebo nedošlo ke změnám dokumentu, tento dokument uložit a odemknout příslušný záznam v databázi.

Na druhou stranu však mohou i při této technologii vzniknout problémy, neboť cizí aplikace hostuje v prostředí, které pro ni bylo vytvořeno a některé její funkce se mohou chovat poněkud atypickým způsobem.

Tento odstavec se týká přímého spuštění externích programů, nikoliv technologie OLE.

Spolupráce Kaskády s externími aplikacemi, které umožňují uživateli pracovat s dokumenty, probíhá podle zdánlivě jednoduchého scénáře:

• Kaskáda dokument z databáze vyexportuje do pracovního adresáře na lokálním disku uživatele.
• Kaskáda spustí aplikaci registrovanou pro příslušný typ souboru a této aplikaci předá jméno vyexportovaného souboru.
• Po ukončení práce uživatele Kaskáda soubor z disku převezme a uloží jeho obsah zpět do databáze.

První bod je zcela bezproblémový, druhý bod víceméně také, kromě situace, kdy pro příslušný typ souboru není na uživatelské stanici žádná aplikace registrovaná.

Problematický je však třetí bod a to je sledování příslušné aplikace, především hlídání toho, kdy uživatel práci ukončil a soubor je možno převzít.

Různé aplikace se chovají různým způsobem. Pro představu uveďme několik příkladů.

• MS Word - při práci s dokumentem provádí zamčení tohoto dokumentu (souboru na disku) po celou dobu, kdy má uživatel tento dokument otevřen, přitom program MS Word běží vždy na počítači pouze v jediné instanci a to i v situaci, kdy je otevřeno několik dokumentů.
• MS Excel - při práci s dokumentem se také provádí zamčení tohoto dokumentu, ale pro editaci každého dalšího dokumentu se vytváří nová samostatná instance procesu.
• Notepad - neprovádí žádné zamčení editovaného souboru, pro každý další soubor se rozbíhá další samostatná instance programu (procesu).

Kaskáda má v zásadě dvě možnosti, jak kontrolovat rozeditovaný dokument. Každá z těchto možností má své výhody i nevýhody:

• Sledování otevřené aplikace

Tato technologie poskytuje spolehlivou zpětnou vazbu v okamžiku ukončení aplikace, je však použitelná pouze v případě, že pro každý dokument se v operačním systému rozbíhá samostatná instance této aplikace (samostatný proces) a lze tedy logicky spojit ukončení chodu aplikace s uvolněním příslušného dokumentu.

• Sledování vyexportovaného souboru na disku

Tato technologie není závislá na tom, zda obslužná aplikace běží v jedné nebo více instancích, je ale závislá na tom, zda příslušná aplikace provedla uzamčení souboru, se kterým pracuje a zda tedy lze rozpoznat, na základě změny stavu tohoto souboru, že došlo k ukončení práce.

Programátoři Kaskády samozřejmě nemohou znát veškeré aplikace, se kterými může uživatel pracovat a Kaskáda tedy musí fungovat na základě určitého univerzálního scénáře. Tento scénář pracuje na základě následujícího algoritmu:

• V okamžiku, kdy uživatel otevírá dokument Kaskády prostřednictvím externího programu, vytvoří Kaskáda samostatné pracovní vlákno pro sledování ukončení chodu této aplikace, a zárověň zobrazí v prohlížeči dokumentu v jeho první kartě informaci o tomto stavu.
• V okamžiku ukončení chodu tohoto vlákna může jít jak o skutečnou práci uživatele, tak o ukončení vlákna, které předalo dokument již dříve rozběhnuté aplikaci a samo skončilo. Nelze tedy jednoznačně určit, že dokument se má již převzít. Proto v tomto okamžiku Kaskáda přepne stav příslušného prohlížeče dokumentu do režimu "čekání na soubor" a provede kontrolu souboru popsanou v následujícím bodě.
• Kontrola stavu editovaného souboru je prováděna buďto v okamžiku ukončení chodu aplikace, nebo při příchodu signálu od operačního systému, že na pracovním adresáři došlo k nějaké změně stavu určitého souboru. V rámci této kontroly Kaskáda zjišťuje, zda soubor byl změněn, zda jej lze číst a zda již není soubor otevřen žádnou jinou aplikací. Pokud soubor byl změněn a lze jej číst, pak zapíše jeho obsah do databáze. Pokud již soubor není otevřen žádnou jinou aplikací, pak Kaskáda přepne stav prohlížeče do režimu "nečeká se" a považuje tento dokument za uvolněný.

Výše uvedený algoritmus není nutno studovat pro běžnou práci s Kaskádou. Je však užitečné nastudovat tento postup v případě, že při editaci dokumentu dochází k nějakým nežádoucím efektům a je potřeba o nich komunikovat s dodavatelem softwaru.

Životní cyklus Běžného dokumentu

• Vznik

Nový Běžný dokument vzniká vždy iniciativou uživatele, existuje řada možností, především

• Využitím standardní funkce pro založení nového dokumentu, kdy při použití dialogu pro Volbu předlohy lze:
• Vytvořit interní dokument, tedy dokument ve formátu RTF, pro takový dokument potom Kaskáda nemusí spouštět žádnou externí aplikaci, ale použije vlastní interní editor.
• Vytvořit externí dokument, pokud je šablona příslušného typu dokumentu k dispozici.
• Importovat dokument z disku při využití třetí karty Diskový soubor v dialogu Volba předlohy.
• Použitím funkce D&D (drag and drop), kdy myší kliknete na diskový soubor např. v Průzkumníku Windows na ploše apod. a tento soubor přetáhnete nad strom složek nad příslušnou složku, do které jej chcete vložit a zde jej pustíte.
• Z přílohy příchozí zásilky, u které je k dispozici funkce Uložit jako objekt, přitom vám Kaskáda nabídne strom složek pro určení umístění nově vzniklého dokumentu a ve zvolené složce tento dokument vytvoří.

• Existence

• S objektem lze pracovat stejně jako s každými jinými objekty Kaskády.
• Běžný dokument lze také editovat pomocí interního nebo externího editoru - v závislosti na jeho typu.
• Dokument lze např. využívat jako přílohu odesílaných e-mailů, lze jej připojovat k jiným objektům.

• Zánik

Smazání Běžného dokumentu se děje pouze na základě požadavku uživatele a při splnění podmínek pro smazání.

Filtrovací panel

Obecný filtr je společný všem objektům.

Integritní kontrola

Pro tento druh integritní kontrola zatím není definována.

Příbuzná témata:

• Modul Agenda
• Prohlížeč druhu Dokument

Místo v hierarchii druhů

Druh Běžný dokument je poddruhem druhu Dokument.

Druh Běžný dokument nemá žádné další poddruhy.

Dokument

Smlouva