Pošta běžná (papírová)
Úvod
Druh Pošta běžná (papírová) představuje klasické dopisy (balíky apod.) přijímané/odesílané
nikoliv elektronicky, ale naopak klasickými cestami jako je pošta, zásilkové služby apod.
Ačkoli žijeme v době bouřlivě se rozvíjející elektronické komunikace, stále je
mnoho věcí zasíláno klasickými cestami. Proto Kaskáda podporuje i tento druh Objektu,
který popisuje uvedené druhy komunikací.
Každý objekt tohoto druhu má základní atribut Typ pošty, který může být buď Došlá pošta
nebo Odeslaná pošta.
- Došlá pošta
Obvykle je v rámci Kaskády pouze evidována, objekty tohoto druhu představují
knihu došlé pošty. Ten kdo v rámci firmy poštu přijímá, bude namísto klasické papírové knihy
došlé pošty zaevidovávat jednotlivé dopisy jako objekty Kaskády, určí v jejich rámci
Odesílatele a případně avizuje takovouto poštu pracovníkovi, který se jí má následně věnovat.
- Odeslaná pošta
Zde je podstatně větší spektrum možností. Stejně jako u došlé pošty je možno
provádět pouze evidenci odesílaných dopisů, ale také lze přímo zde (v Kaskádě) dopisy vytvářet
a využít mnoho komfortních mechanismů. Jsou zde samozřejmě k dispozici poštovní adresy jednotlivých
adresátů, je zde k dispozici editor pro vytvoření samotného obsahu, s výhodou lze použít šablony
a především každý takový dopis bude v Kaskádě uchován, propojen s příslušným Kontaktem, případně
s dalšími objekty (Procesy, Zakázky,...). Stane se tak součástí informační báze s možností
kdykoliv se k těmto datům vrátit. Je zde k dispozici informace o datumu odeslání, k dopisu
lze následně připojit informace o zpětné odezvě atd.
Pro odeslanou poštu je k dispozici také mechanismus, který podporuje hromadné odeslání. Díky němu,
při zaškrtnutí pole Hromadná v prohlížeči Pošty, lze
- vybrat více kontaktů, kterým je dopis odesílán (v kartě Adresáti hromadného dopisu),
- vytisknout příslušný počet dopisů (nebo samotných obálek) adresovaných na jednotlivé adresáty (včetně individuálního oslovení),
- vytisknout příslušnou sadu adresních štítků
- a odeslání realizovat.
Dopis přitom bude představován jediným objektem Kaskády, který bude propojen
se všemi adresáty a díky tomu bude kdykoli ze strany kteréhokoli adresáta dostupný.
Pro tisk odeslaného dopisu je oslovení důležitým prvkem. Týká se to jak zásilek individuálních tak zásilek
hromadných, v případě hromadných je samozřejmě situace složitější.
U individuální zásilky může totiž uživatel napsat oslovení přímo v prohlížeči dopisu, je to konkrétní
oslovení týkající se příslušného adresáta a vše je vyřešeno.
Na druhou stranu u hromadných zásilek je často potřeba vkládat do dopisu individuální oslovení
pro jednotlivé adresáty.
Kaskáda poskytuje podporu pro individuální oslovení jednotlivých kontaktů, zároveň ale nenutí
vyplňovat toto oslovení pro každý kontakt pokud se uživatel spokojí s jedním společným oslovením.
Při tisku dopisu program použije oslovení podle následujícího algoritmu.
- Nejprve zjišťuje zda přímo v konkrétním dopise uživatel vyplnil oslovení, pokud ano bude použito přednostně.
- Pokud v dopise oslovení zadáno nebylo, pak program použije oslovení zadané u příslušného kontaktu, pokud
je u tohoto kontaktu nějaké oslovení vyplněno.
- Pokud nebylo vyplněno oslovení ani v dopise ani u kontaktu použije Kaskáda oslovení zadané v globální
konfiguraci.
Forma zadání oslovení u kontaktu:
Doporučujeme v prohlížeči kontaktu, pokud oslovení zadáváte, použít pátý pád například tedy:
"Vážený pane Nováku".
Životní cyklus Pošty běžné (papírové)
- Pracovník přijímající došlou poštu od doručovatelů provádí její záznam do Kaskády
obvykle následovně:
- vyhledá příslušný Kontakt,
- pokud Kontakt ještě neexistuje, pak jej v Kaskádě vytvoří,
- v kartě Souvisí zvolí druh Pošta běžná (papírová) a vytvoří nový související dopis,
- v prohlížeči Pošty běžné (papírové) je již předdefinovaný příslušný odesílatel, uživatel pouze
doplní do názvu stručnou charakteristiku, případně může podrobnější informace
uvést do obsahu,
- v poli Souvisí s lze vyplnit objekt, se kterým souvisí, může to být například
Zakázka, které se dopis týká nebo jakýkoli jiný Kaskádní objekt,
- dopis tím dostává své číslo, je navázán na příslušného odesílatele a seznam
těchto dopisů představuje Knihu došlé pošty.
- Uživatel, který chce vytvořit odeslaný dopis, vyhledá Kontakt, kterému píše,
- v kartě Souvisí zvolí druh Pošta běžná (papírová) a vyvolá vytvoření nového dopisu,
- v prohlížeči Pošty běžné (papírové) je předdefinován Adresát,
uživatel vyplní Název a případně Oslovení,
- pokud dopis vytvářel podle šablony, může zde být předdefinovaný obsah, v opačném
případě do obsahu napíše obsah samotného sdělení,
- pokud sám řeší odeslání, může zaškrtnout údaj Odesláno, v opačném případě může
ponechat údaj nezaškrtnutý a využít vyhledávací složku ,
ve které pracovník zodpovídající za odesílání pošty vždy nalezne ty dopisy, které jsou připraveny k odeslání.
Tento pracovník má v prohlížeči složky k dispozici
tisk poštovního podacího archu určeného pro poštu.
Filtrovací panel
Obecný filtr je společný všem objektům.
Integritní kontrola
Pro tento druh integritní kontrola zatím není definována.
Příbuzná témata:
Místo v hierarchii druhů
Druh Pošta běžná je poddruhem Komunikace.
Druh Pošta běžná nemá další poddruhy.
