|
| Druh objekt | Komunikace |
|
Druh Kontakt představuje organizace, osoby a další subjekty, se kterými je možno komunikovat, navazovat obchodně právní vztahy a podobně.
Použití názvu Kontakt může být pro řadu uživatelů zpočátku poněkud neobvyklé či dokonce nepříjemné. Používáme pojem Kontakt kvůli sjednocení terminologie s produkty v oblasti kancelářského software (např. Microsoft Outlook), CRM apod.
V různých jiných systémech existuje pojem adresář, jednotlivé položky adresáře představují organizace, osoby apod. Jde o totéž, přijměte tedy myšlenku, že seznam kontaktů představuje Váš adresář obchodních i jiných partnerů.
Tento druh zaujímá v Kaskádě velmi významné místo. Převážná většina dalších druhů má určitý vztah ke kontaktu a s kontakty jsou různým způsobem propojovány. Jedná se například o Zásilky (Komunikace), Doklady, Procesy, Schůzky, Úkoly atd.
Prohlížeč druhu Kontakt je velmi častým "startovacím bodem" pro přístup k dalším informacím. Velmi typické je to v oblasti obchodu, podpory zákazníků apod.
Uvědomte si, prosím, že v Kaskádě můžete k datům přistupovat z rozmanitých míst a situacích, například fakturu můžete vytvářet v modulu doklady nebo dokonce přímo v nejobecnějším režimu, kterým je Vyhledávač, ale také v prohlížeči Kontaktu, kterému fakturu vystavujete. A právě tento posledně jmenovaný způsob je možná nejdůležitější a nejpraktičtější. Pokud totiž vytváříte fakturu (dodací list, reklamační řízení, případ podpory...) pro určitého zákazníka, pak je velmi žádoucí, abyste o tomto zákazníkovi měli v danou chvíli měli maximální přehled a všechny informace po ruce. A to je právě v prohlížeči Kontaktu.
Všimněte si, že Kontakty používají kromě IČO nebo rodného čísla také standardní číslování objektů. Není to zrovna obvyklé, ale je to užitečné. Například na rodné číslo se vztahuje zákon o ochraně osobních údajů a ne vždy ho proto lze pro jednoznačné určení osoby použít. Místo toho můžete použít právě číslo, které Osobě automaticky přiřadil program.
Číslo objektu je univerzálním způsobem identifikace objektů v Kaskádě. Speciálně Kontakty mají ještě další - ekonomicky specializovaný - způsob identifikace pomocí variabilního symbolu. Variabilní symbol, který můžete zadat v prohlížeči na kartě Další, podkartě Různé (Registrace ...), slouží pro identifikaci Kontaktu při automatickém párování plateb. Tento způsob se uplatní v případě, kdy platby od Organizací či Osob nepřicházejí na základě vystaveného dokladu, ale na základě určité dohody a doklad vzniká dodatečně. Příkladem může být placení členských příspěvků v rámci nějaké komunity, kdy každý člen má takto přidělen variabilní symbol, pod kterým posílá své členské příspěvky.
Problematika poštovních adres i elektronických adres je u Kontaktů velmi důležitá a jsou jí věnovány samostatné kapitoly tohoto Help systému. Změny některých adresních údajů zapisuje program do historie událostí, odkud je pak čerpá při zobrazení nebo tisku jiných objektů, zejména dokladů.
Každý Kontakt může mít evidován libovolný počet poštovních adres. Z toho první dvě poštovní adresy jsou uvedeny přímo v prohlížeči Kontaktu a vždy jedna z nich slouží jako adresa výchozí, buďto je to určeno logikou programu nebo můžete sami jednu z těchto dvou adres jako výchozí označit. Ostatní poštovní adresy je možné zadat pomocí dialogu Poštovní adresy kontaktu XXXX. O možnosti zadání dalších poštovních adres a rozdílu použití poštovní adresy a organizační jednotky je podrobnější popis níže v sekci Jak v Kaskádě zaznamenat pobočky firmy, více poštovních adres ...?.
Elektronických adres je možno evidovat libovolný počet. (Proto je také rozdíl mezi jejich aktualizací nebo smazáním!) Několik jich je k dispozici přímo v prohlížeči Kontaktu, pro další je k dispozici samostatný dialog Elektronické adresy.
Poštovní adresy nesouvisí nijak s adresami elektronickými. Neočekávejte v prohlížeči Kontaktu, že při zobrazení hlavní adresy bude k dispozici určitá sada elektronických adres, zatím co při zobrazení vedlejší adresy zde budou uvedeny jiné elektronické adresy, které s ní souvisí. Elektronické adresy, stejně jako telefonní čísla nesouvisí s poštovními adresami, ale s Kontaktem, Pokud si potřebujete elektronické adresy upřesnit, použijte k tomu Poznámku, která je vedle elektronické adresy.
Pokud používáte Kaskádu jako firemní informační systém (a to je její hlavní určení), je kvalitně udržovaná báze kontaktů základem vaší úspěšné práce. Je velmi nežádoucí, aby jeden a tentýž kontakt figuroval v Kaskádě několikrát jen proto, že ten, kdo nový kontakt zadal si neověřil, zda již v systému existuje. Je důležité, aby informace o Kontaktu (elektronické adresy, související osoby,...) byly aktuální a přesné. Pokud tomu tak bude, pak vaše komunikace s obchodními partnery bude korektní a posílí to jejich důvěru ve vaší solidnost.
Jak tohoto stavu docílit, to je téma, které překračuje meze této dokumentace. Částečně tomu napomáhají kontrolní mechanismy, které upozorňují na duplicity zadávaných údajů, přesto je však nejdůležitějším faktorem způsob vaší práce. Vždy by měl být ve firmě někdo, kdo zodpovídá za stav báze kontaktů. Přesto, že on nemusí být jediný, kdo data zadává a udržuje, měl by přinejmenším průběžně dbát na jejich stav a působit na ostatní ve smyslu korektní práce s touto bází. Další informace najdete v kapitole Unikátnost Kontaktů.
Díky internetu a dostupnosti informací o organizacích v různých registrech, má dnes každý možnost velmi snadno si ověřit data svého obchodního partnera. Kaskáda k tomu poskytuje různé prostředky, jeden z nich je k dispozici přímo v prohlížeči kontaktu, zde lze velmi jednoduchým způsobem zobrazit data o příslušné organizaci, např. v systému Ares, zkontrolovat je, prostřednictvím clipboardu přenést některé údaje z webové stránky do editačních polí v prohlížeči atd.
V případě podnikajících fyzických osob vždy zadejte tuto fyzickou osobu jako Organizaci, neboť zde lze zadat IČO a další náležitosti.
Pokud pro vás není osoba jako taková ničím zvláštním důležitá, stačí její zaevidování výše uvedeným způsobem. Může však nastat situace, kdy potřebujete tuto osobu opravdu evidovat jako kontakt druhu Osoba. Chcete evidovat její privátní elektronické adresy, chcete tuto osobu uvádět do souvislostí například s jinými organizacemi, aktivitami apod. V tom případě vytvořte kromě záznamu Organizace i záznam kontaktu druhu Osoba a uveďte jej jako majitele příslušné Organizace v prohlížeči Kontaktu v kartě Další / Různé (registrace,...).
Určitou firemní pobočku či dislokované pracoviště lze v Kaskádě zaznamenat buďto jako organizační jednotku příslušné firmy, nebo pouze jako další poštovní adresu této firmy. Každá z těchto variant má své výhody i nevýhody, neexistuje zcela univerzální a jednoznačné doporučení v jaké situaci které řešení použít, následující text poskytuje alespoň orientační návod.
Pro další text budeme používat pojem pobočka a budeme tím chápat místo se samostatnou adresou, u kterého chceme rozhodnout, zda jej v Kaskádě evidovat jako organizační jednotku, nebo pouze další poštovní adresu firmy.
Tento způsob je vhodný např. pro pobočky bank, spořitelen apod., které jsou velmi samostatné, fungují v jednotlivých městech, vaše vztahy jsou obvykle realizovány právě s konkrétní pobočkou a je tedy žádoucí, aby v Kaskádě vše bylo evidováno a propojeno právě s touto pobočkou, tedy organizační jednotkou.
Pobočka bude v tomto případě představovat samostatný kontakt druhu Organizační
jednotka, v němž můžete evidovat zcela samostatně jak poštovní adresy, tak elektronické adresy.
Tento kontakt bude k dispozici z hlediska zasílání e-mailu, provádění nejrůznějších odkazů apod., přitom však
nemá vlastní právní identifikaci (IČO, DIČ), ale naopak je jednoznačně připojen k centrále (mateřské organizaci).
Organizační jednotku můžete při práci s Kaskádou použít také například v situaci, kdy vystavujete fakturu.
Kaskáda však provede přesun organizační jednotky do pole příjemce a na místo odběratele automaticky vloží
mateřskou firmu této organizační jednotky.
Nezaměňujte, prosím, pobočku organizace (organizační jednotku) s dceřinou firmou. Těch se tento odstavec netýká, neboť dceřiná firma jakožto samostatný právní subjekt musí být zadána jako samostatná organizace. Vyjádření jejího stavu k tomu (těm), kdo v ní má (mají) majetkovou účast, je jinou kapitolou.
Organizační jednotku zadáte v prohlížeči mateřské organizace na kartě Další.
Typickým příkladem, kdy je vhodné pobočku zaevidovat pouze jako další poštovní adresu mateřské firmy, jsou např. jednotlivé odbory Městského úřadu, které sice mohou v rámci města sídlit v různých budovách a tedy jiných poštovních adresách, jde však o jeden úřad a vaše vztahy jsou obvykle evidovány v rámci tohoto úřadu aniž by musely být v samostatných prohlížečích odlišeny jednotlivé odbory.
Pobočka v tomto případě nebude představovat samostatný kontakt druhu Organizační jednotka a tedy u ní nemůžete evidovat zcela samostatně ani poštovní adresy, ani elektronické adresy. Tuto poštovní adresu pobočky však můžete při práci s Kaskádou použít v situaci, kdy potřebujete komunikovat s danou pobočkou (např. když chcete danou fakturu, dopis apod. zaslat na adresu pobočky). Všechny související informace však budou provázány s mateřskou organizací na kartě Souvisí.
Poštovní adresu pobočky zadáte v dialogu Poštovní adresy kontaktu, který vyvoláte:
Horní panel obsahuje dvě karty:
Spodní panel zobrazuje detailní informace napozicované poštovní adresy. Pomocí tlačítek v pravé části lze vytvářet novou poštovní adresu, editovat již existující a mazat. V případě, že se daná poštovní adresa vyskytuje u nějakého objektu (např. ve faktuře, dodacím listu, atd.), není možné tuto adresu smazat. V případě, že se o to uživatel pokusí, program ho na tuto skutečnost upozorní a vypíše mu seznam všech objektůch, ve kterých se vyskytuje. Seznam těchto objektů je k dispozici i v kartě Výskyt adresy tohoto dialogu.
Nový objekt druhu Kontakt nevzniká samostatně. Uživatel při vytváření kontaktů vždy volí určitý konkrétní poddruh a v prohlížeči příslušného poddruhu zadává buďto osobu nebo organizaci apod.
V průběhu života Kontaktu dochází k shromažďování mnoha informací, které se tohoto objektu týkají. Vznikají další objekty propojené s Kontaktem, v mnoha situacích je Kontakt výchozím bodem pro práci uživatele.
Důležitým aspektem v životním cyklu Kontaktu je jeho sdílení v rámci celé firmy nebo určité skupiny uživatelů. Díky tomu, že pro všechny pracovníky firmy a pro všechny agendy (komunikace, obchodní vztahy, ekonomika, ...) existuje jeden jediný společný záznam o kontaktu (subjektu), jsou vždy k dispozici veškeré informace, které dotyčný pracovník potřebuje a ke kterým má přístupová práva.
Zánik objektu (odstranění) je možný pouze v situaci, ve které k tomuto objektu nejsou v systému připojeny další objekty, které existenci tohoto kontaktu vyžadují. Jedná se například o vystavené faktury, objednávky apod. Vyplývá z toho, že některé Kontakty nelze z Kaskády smazat, neboť jejich existence je nutná jako součást jiných objektů.
Obecný filtr je společný všem objektům.
Kromě toho standardní filtr umožňuje pomocí zaškrtávacích políček přesně určit poddruhy Kontaktu, ve kterých má program vyhledávat
Druh Kontakt je potomkem druhu Objekt (Vše).
Následující seznam subsekcí uvádí poddruhy druhu Kontakt.
|
| Druh objekt | Komunikace |
|