Datumy a období

Pochopení pojmů v oblasti datumů a období a jejich smyslů a vzájemných vztahů je velmi důležité. Kaskáda představuje firemní informační systém pro práci s informacemi v reálném čase, a to jak z hlediska komunikace, řízení obchodních případů, tak i ekonomiku, operativní agendy a účetnictví. Proto je datum a příslušné období velmi důležitou charakteristikou u mnoha druhů objektů.
Tato kapitola vysvětluje jednotlivé pojmy a jejich vztahy a zároveň obsahuje řadu odkazů na související kapitoly v oblasti uživatelského rozhraní a / nebo funkčních celků.

Datumy

Datum vzniku dokladu (záznamu do databáze)

Skutečné systémové datum, kdy uživatel založil v programu doklad (stejně jako každý jiný datový objekt). Je to informativní údaj, neovlivňuje účetnictví ani daně.

Kdo datum určuje: Program automaticky při prvním uložení dokladu.

Kdo a kdy může datum měnit: Nikdo nikdy.

Datum uskutečnění účetního případu

Vychází z reálného života, je to datum, kdy nastala skutečnost, o které se účtuje. Odpovídá totožnému pojmu v zákoně o účetnictví. Podle tohoto datumu stanovuje program (dílčí) účetní období, do kterého se operace promítne. Účetní období (jeho kód - např. "04") se promítne do čísla dokladu (ABC-04-00123).
Při takové změně data uskutečnění, která přesahuje do jiného účetního období (roku) program zobrazí výrazné upozornění, jestliže již doklad z dřívějška má vygenerované číslo. Je to užitečné na přelomu roku, kdy se zpracovávají doklady dvou období a snadno může dojít k omylu.

V případě skladových, pokladních a bankovních dokladů budou k tomuto datumu připsány obraty na sklady, pokladny a bankovní účty. Tyto zápisy do operativních evidencí program provádí při vystavování zmíněných druhů dokladů.

Kdo datum určuje: Program při založení dokladu nastaví jako výchozí hodnotu provozní datum

Kdo a kdy může datum měnit: Uživatel až do okamžiku, kdy doklad vystaví, přitom datum nesmí spadat do uzavřeného období (program to nedovolí).
Pokud se datum uskutečnění liší od provozního data více než o 14 dní, zobrazí se na obrazovce informační okno s oznámením této skutečnosti.
Pokud chcete výchozí hodnotu počtu dní pro upozornění změnit, můžete tak učinit v uživatelských preferencích v sekci Kaskáda v uzlu Prohlížeče objektů / Počet dní od aktuálního data pro varování u dokladů.

Datum zdanitelného plnění ( uskutečněného nebo přijatého )

Datum uskutečnění zdanitelného plnění (DUZP) je datumový údaj, definovaný na úrovni druhu "Doklad". Je totožný s pojmem v zákonu o DPH. U vydaných dokladů je DUZP většinou shodné s datumem uskutečnění účetního případu. DUZP u přijatých dokladů může datum uskutečnění účetního případu někdy předbíhat (na rozdíl od období uplatnění DPH, viz dále).

Toto datum je použito především :

v tiskové podobě daňového dokladu
pro stanovení "období DPH"

Kapitola Agenda DPH obsahuje mnoho dalších informací z tého oblasti.

Kdo datum určuje: Program datum přednastavuje při založení dokladu a to podle datumu uskutečnění účetního případu.

Kdo a kdy může datum měnit: Uživatel až do okamžiku, kdy doklad vystaví, ovlivní tím agendu DPH. U vydaných dokladů (uskutečněných plnění) datum nesmí spadat do uzavřeného období DPH (program to nedovolí).

Datum vystavení dokladu

Tento údaj neovlivňuje účetnictví ani daně.

Datum vystavení je zásadní z hlediska obchodně právních vztahů, neboť vystavený doklad je považován za doklad platný, který lze někomu poskytnout, doklad je pro příjemce legitimním dokladem pro jeho další aktivity.

V rámci konfigurace účetnictví může administrátor účetnictví nastavit jeden ze dvou režimů, které ovlivní způsob, kterým program datum vystavení stanoví.

Provozní datum a čas
Datum uskutečnění účetní operace

Kdo datum určuje: Program automaticky v okamžiku, kdy uživatel provedl Vystavení. Datum určí podle pravidel nastavených v konfiguraci (viz. výše).

Kdo a kdy může datum měnit: Nelze již po vystavení měnit, s výjimkou situace, kdy je vystavení zrušeno a vystaveno znovu, v tom případě program stanoví podle nastavených pravidel datum znovu.

Datum zaúčtování dokladu

Skutečné datum, kdy uživatel dal pokyn k zaúčtování dokladu. Je to informativní údaj, který nemusí korespondovat s účetním obdobím, do kterého se účtuje. Vzhledem k legislativě (náležitosti účetního dokladu) se jedná o tzv. "Datum vyhotovení účetního dokladu".

Kdo datum určuje: Program automaticky zapíše systémové datum v okamžiku, kdy uživatel provedl Zaúčtování.

Kdo a kdy může datum měnit: Nelze již po zaúčtování měnit, s výjimkou situace, kdy je zaúčtování zrušeno a zaúčtováno znovu.

Období

Účetní období

Koresponduje s totožným pojmem v zákonu o účetnictví. Obvykle se jedná o kalendářní rok, může to ale být hospodářský rok, který začíná a končí jinak než běžný kalendářní rok.
Účetní období v Kaskádě zakládá administrátor účetnictví v okně Konfigurace / Administrace Kaskády / Konfigurace účetnictví / Období (účetní).
O tom, co všechno se stane při vytvoření nového účetního období, pojednává samostatná kapitola Otevření nového roku.
Při založení účetního období administrátor zadává parametry tohoto období (viz. dále). Existence účetního období (a dále popsaných dílčích období) je nutnou podmínkou k tomu, aby do příslušného období mohly být vystavovány doklady.

Data pro období ( deník, účtový rozvrh, doklady,...) nejsou "ostře" oddělena, jsou v jedné tabulce a díky informaci o příslušném období, program dokáže zobrazovat selektivně data určitých období.
Období na sebe navazují, každé období je definováno především počátečním a koncovým datumem. Program zajišťuje, aby první den období byl vždy dnem následujícím po posledním dni předchozího období.
Účetní období se skládá z určitého počtu Dílčích účetních období (viz. dále).
Vytváření nových období a případné úpravy již existujících období může provádět administrátor účetnictví v Konfigurace / Administrace Kaskády / Konfigurace účetnictví / Období (účetní).
V rámci účetního období administrátor může v Kaskádě definovat číselné řady, účtový rozvrh, výkazy, apod. Přitom Kaskáda automaticky při otvírání nového účetního období vytvoří kopie těchto dat z minulého účetního období a administrátor v rámci nového období pouze provede potřebné změny.
Za chodu programu je vždy jedno období Aktuálním účetním obdobím. Je to období, do kterého lze účtovat a vystavovat doklady. Uživatel toto období volí při každém spuštění programu.

Vlastnosti účetního období:

název období (např. Rok 2004)
počáteční a koncové datum období
maska pro způsob sestavení čísla dokladu v tomto období, např. %K-%R-%C určuje, že číslo bude sestaveno v pořadí kód číselné řady - kód období (roku) - pořadové číslo v rámci řady
kód období (např. pro rok 2004 to obvykle bude kód 04)
délka kódu řady, tento údaj určuje kolik znak; musí mít kódy jednotlivých číselných řad používaných v tomto období
počet dílčích účetních období - určuje počet dílčích účetních období, které chce pro toto účetní období uživatel definovat
délka čísla - tento údaj rozhoduje o tom, na kolik znaků bude vyjádřeno pořadové číslo (v rámci příslušné řady) při sestavování čísla dokladu, číslo bude do příslušné délky doplněno nulami zleva
Zaokrouhlovací účet - účet pro zaokrouhlení, použije se při automatické tvorbě zaokrouhlovacího řádku
Účet HV min. období - účet hospodářského výsledku ve schvalovacím řízení
Doporučujeme použít pro každé účetní období zvláštní analytický účet. Předejdete tím problémům při případných zásazích do starších účetních období. Pokud ještě zvláštní analytiku vytvořenou nemáte, můžete si ji přímo zde vytvořit a použít.
Přenášet koncové stavy účtů do příštího obd. - pokud tento údaj
- je zaškrtnut a
- je otevřeno i následující účetní období, pak
Kaskáda on-line (při každé účetní operaci) přenáší koncové zůstatky všech účtů na počátek příštího období.

Poznámka:

V různých účetních příručkách figuruje pojem zdaňovací období daně z příjmů. Prakticky odpovídá účetnímu období a v rámci Kaskády používáme pouze pojem účetní období.

Dílčí účetní období

Dílčí účetní období rozdělují základní Účetní období na více částí, obvykle na kalendářní měsíce. Dílčí účetní období vznikají zároveň s vytvořením nového účetního období (viz. výše).
Do dílčího účetního období se promítne změna stavu účtu zaznamenaná účetním zápisem. Zároveň slouží dílčí účetní období pro vyčíslení obratů a zůstatků na skladech, pokladnách a bankovních účtech.

V hlavičce každého dokladu je uvedeno dílčí účetní období, do kterého budou příslušné skutečnosti promítnuty. Toto období program automaticky nastavuje podle data uskutečnění účetního případu, které v hlavičce dokladu zadal uživatel.
Všechny položky dokladu se vždy účtují právě do jednoho Dílčího účetního období.
Dílčí účetní období, do kterého se účtuje, může být odlišné od Zdaňovacího období DPH, do kterého spadá datum zdanitelného plnění. Obvykle je zde však shoda, neboť např. při účtování odeslané faktury účtujeme o vzniku pohledávky, která vznikla tím, že jsme poskytnuli zboží nebo službu, což je zdanitelné plnění. Rozdíl mezi dílčím účetním obdobím a zdaňovacím obdobím DPH může být v situaci, kdy firma má z hlediska DPH čtyři zdaňovací období zatímco dílčí účetní období jsou členěna např. po měsících.

Uzavření dílčího účetního období

Smyslem uzavření účetního období je zablokování příslušného období proti vystavování a účtování dokladů, které svým datumem uskutečnění účetního případu spadají do tohoto období.

Uzavírat dílčí účetní období není nutno z důvodu tvorby jakýchkoliv tiskových sestav a výkazů. Ty lze vytvářet zcela bez ohledu na uzavření / neuzavření období.

Uzavírat lze dílčí období postupně jedno za druhém, nelze tedy žádné vynechat a program vždy dovolí uzavírat pouze dílčí účetní období následující po posledním, které již uzavřeno bylo.

Při uzavírání dílčího účetního období program kontroluje, zda do uzavíraného období nespadají nějaké nevystavené a/nebo nezaúčtované doklady. Pokud ano, upozorní vás na to a období neuzavře.

Uzavření dílčího účetního období může provést administrátor účetnictví v Konfigurace / Administrace Kaskády / Konfigurace účetnictví / Období (účetní).

Combo pro volbu dílčího účetního období

Toto combo je použito na mnoha místech, kde můžete jeho prostřednictvím volit rozsah období pro různé přehledy a rekapitulace. Množina období v tomto combu je většinou omezena na 2 účetní období (obvykle 2 kalendářní roky), tedy aktuální a minulé. Je to praktické, neboť tento časový úsek je nejčastěji sledován.
Pokud (v případě potřeby) potřebujete přepnout rozsah na všechna období, stačí zaměřit combo a stisknout Shift+F5. Klávesovou zkratku si nemusíte pamatovat, neboť je uvedena v nápovědě nad touto komponentou ( Co je to? Shift+F1 ).
Toto nastavení není trvalé, jeho platnost skončí se zavřením okna, ve kterém je combo obsaženo.

Období uplatnění DPH

Zevrubný popis tohoto pojmu je v kapitole Agenda DPH, v odstavci Období uplatnění DPH.

Příbuzná témata:

Účetní souvztažnosti a předkontace

Ekonomika v Kaskádě

Náležitosti dokladů