Účetní data, data operativních evidencí, kontroly integrity dat ...
Účelem této kapitoly je:
- Vysvětlit základní principy a pojmy použité v Kaskádě v oblasti účetních a operativních evidencí
- Vysvětlit vztah těchto pojmů k legislativě
- Poskytnout představu o tom, co je/není nutné kontrolovat, kde a jak lze na systém bezvýhradně spolehnout.
Data
- Jediným prvotním zdrojem veškerých informací jsou Doklady.
- Účetní data jsou po technické stránce v Kaskádě pouze
- Účetní deník
- Kniha analytických účtů (rozvahových, výsledkových a podrozvahových)
- Data operativních evidencí jsou především
Základní principy
- Jediným prvotním zdrojem veškerých informací jsou Doklady.
Znamená to, že vstup informací je zcela jednoznačný, do účetních knih nelze zaznamenat žádnou informaci
jinou cestou, než pořízením dokladu.
Obecně platí, že pokud uživatel správně vyhotoví doklad (tedy zadá do systému správná
data o dokladovaných skutečnostech) , pak je naprosto jisté, že jeho průmět do účetních a
operativních evidencí bude správný.
- Celá problematika navazuje na životní cyklus dokladů, neboť
- v okamžiku kdy uživatel doklad vystaví, provede
se záznam patřičných informací do operativních evidencí,
- v okamžiku kdy uživatel doklad zaúčtuje, provede
se záznam patřičných informací do účetních evidencí.
- Pokud je potřeba provést změnu, např. při chybě v dříve zaúčtovaném dokladu, provede uživatel
"odúčtování" a/nebo "odvystavení", opravu a
znovu vystaví/zaúčtuje, přitom program důsledně provádí průmět informací do knih účetních a
operativních evidencí.
- Data budou v každém případě po technické stránce konzistentní přinejmenším v následujících ohledech
- Součet analytických účtů bude stoprocentně odpovídat účtům syntetickým (neboť syntetické
fyzicky neexistují, jsou to "pouze" součty analytických, na něž je skutečně účtováno).
- Součet všech obratů MD je roven součtu všech obratů Dal, neboť data jsou uspořádána tak,
že jeden záznam v účetním deníku vždy obsahuje m.j. částku a účet MD i DAL, takže nelze provést
záznam, který by nebyl podvojný. Z toho důvodu je celkem zbytečným "kontrolním nástrojem"
Obratová předvaha, ačkoliv v systému k dispozici je (jde o tisk hlavní knihy
pokud rozsah zobrazených účtů není omezen na nějakou třídu nebo skupinu).
Zápis v účetním deníku
- buďto existuje a promítá se na dva účty do knihy analytických účtů
- nebo neexistuje a nepromítá se tedy nic.
- Přiznání k DPH stoprocentně odpovídá informacím ve zdrojových
dokladech, neboť neexistují žádné
tabulky s jakousi kopií DPH-informací pro tento účel (které by při nesprávné funkčnosti mohly
být v rozporu se zdrojovými daty), data pro výkaz jsou prostě průmětem informací ze zdrojových
dokladů do patřičného výkazu (vše potřebné pro sestavení výkazu je již v dokladu obsaženo).
- Pokud je systém provozován s nastavením konfigurace
Inventarizovatelné účty povinně párovat,
bude zůstatek inventarizovatelných účtů
spolehlivě doložen rozpisem dokladů a jejich zůstatků.
Jak bylo řečeno výše, Doklady jsou jediným prvotním zdrojem veškerých informací
pro účetní a operativní evidence.
Doklady obvykle vytváří svojí činností uživatel, ale
např. mzdová agenda generuje automaticky
sadu interních dokladů v okamžiku uzavření mzdového období.
- Účetní knihy (Účetní deník a Hlavní kniha)
Podle zákona o účetnictví účtují účetní jednotky v následujících knihách
- Účetní deník
Odpovídající prvek v Kaskádě je Účetní deník
- Knihy analytických účtů
Odpovídající prvek v Kaskádě je Kniha analytických účtů,
skutečná fyzická struktura s informacemi o obratech a zůstatcích v jednotlivých dílčích účetních obdobích.
- Hlavní kniha (syntetických účtů)
V Kaskádě neexistuje přímo v datové podobě (z důvodu zamezení duplicitám a potenciálních
nejednoznačnostem), ale existuje zde
- Účtový rozvrh syntetických účtů, pro účel definování těchto účtů.
- Tiskové výstupy, kumulující hodnoty analytických účtů do podoby Hlavní knihy.
- Knihy podrozvahových účtů
- V Kaskádě neexistují samostatně, oddělené fyzicky od ostatních účtů, jsou součástí
knihy analytických účtů, ale systém zajišťuje jejich "funkční oddělení" od ostatních účtů
při účtování na ně.
- V rámci tiskových výstupů lze generovat Knihu podrozvahových účtů zaškrtnutím příslušné
volby v dialogu Parametry tiskové sestavy.
Účetní deník
Je jednou z (dvou) reálných účetních knih, se kterými Kaskáda pracuje a je to kniha
nejdůležitější. Z účetního deníku by bylo možno v případě problémů (které po několika
letech provozu Kaskády ještě nikdy nenastaly:) zrekonstruovat knihu analytických, daňová
přiznání apod.
- účetní zápisy jsou zde uspořádány chronologicky a prokazují zaúčtování všech účetních
případů v účetním období
- do účetního deníku neprovádí zápisy uživatel přímo, ale prostřednictvím účetních dokladů,
které se po zaúčtování do deníku promítnou buďto "po řádcích" nebo "po předkontacích" (záleží
na nastavení atributů příslušného dokladu)
- v okamžiku zápisu do deníku (zaúčtování) nebo odstranění zápisu (odúčtování příslušného
dokladu), modifikují se automaticky obraty a zůstatky v knize analytických účtů
- implementací účetního deníku v databázi je tabulka TUDENI.
- zápisy deníku může uživatel prohlížet (a tisknout) v různých režimech, jak z hlediska
příslušnosti k dokladu, tak k určitému účtu apod., a to
Kniha analytických účtů
Je jednou z (dvou) reálných účetních knih, se kterými Kaskáda pracuje a je to kniha méně
důležitá, neboť ji program dokáže podle účetního deníku zrekonstruovat. Platí pro ni, že
- účetní zápisy v ní jsou uspořádány z hlediska systematického
- zahrnuje všechny analytické účty podle účtového rozvrhu,
které obsahují tyto údaje:
- zůstatky účtu k prvnímu dni účetního období (okamžik, ke kterému se otevírá hlavní kniha)
- obraty strany MD a DAL účtů za všechna dílčí účetní období
- koncové (aktuální) zůstatky účtů jsou vypočteny z počátečních zůstatků a obratů, nejsou
fyzicky uloženy v některém sloupci tabulky
- Do knihy analytických účtů neprovádí zápisy uživatel přímo - provádí je automaticky
program při vzniku/zrušení zápisu do/z účetního deníku
- Kniha analytických účtů (jako datové úložiště) je hlavním zdrojem dat pro řadu výkazů
- Přístup uživatele k této knize i k souvisejícím výkazům je umožněn především v
modulu Knihy a výkazy.
Hlavní kniha
V Kaskádě neexistuje hlavní kniha přímo v datové podobě (z důvodu zamezení
duplicitám a potenciálních nejednoznačnostem).
Veškeré účtování se provádí na analytické účty, i když bude k příslušnému syntetickému
definován pouze jediný analytický. Hodnota (obrat,zůstatek) syntetického účtu je potom
vypočtena jako součet hodnot příslušných účtů analytických.
Hlavní kniha ve smyslu legislativní definice je proto v Kaskádě "pouze" tiskovým výstupem,
který je k dispozici v modulu Knihy a výkazy.
Knihy podrozvahových účtů
V Kaskádě neexistují samostatně, oddělené fyzicky od ostatních účtů, jsou součástí
knihy analytických účtů.
Systém zajišťuje "funkční oddělení" podrozvahových účtů od účtů ostatních, při účtování na ně.
Jde o to, že v rámci jednoho účetního záznamu musí být buďto na obou stranách (MD i Dal) účty
běžné (rozvahové či výsledkové) nebo účty podrozvahové.
Hlavní kniha ve smyslu legislativní definice je proto v Kaskádě "pouze" tiskovým výstupem,
který je k dispozici v modulu Knihy a výkazy.
- Knihy (data) operativních (analytických) evidencí
V legislativě i různé ekonomicko-účetní legislativě se vyskytují pojmy Operativní evidence,
Analytická evidence, Knihy operativní evidence .... Jsou to "všeobjímající pojmy" s velmi různorodým obsahem.
V Kaskádě chápeme operativní evidenci jako data, nejsou přímo daty účetními (zápis do účetního
deníku a/nebo knihy analytických účtů), která však určitým způsobem s daty účetními souvisí,
očekává se určitý vztah k těmto datům, možnost kontroly apod.
S výjimkou interních mzdových dokladů (tam jsou doklady výsledným průmětem operativní evidence)
jsou v Kaskádě zdrojem operativních dat doklady.
- Evidence změn stavu a zůstatků párovatelných dokladů
(faktury, zálohové listy a jiné)
- Párovatelný doklad při vystavení určuje výchozí hodnotu zůstatku, vázaného na určitý účet.
- Párovací položky jiných dokladů modifikují zůstatek ....
- Evidence pohybů a obratů v Zásobnících majetku
(Sklady, Pokladny,
Bankovní účty)
Zásobníkové doklady vázaný na účet příslušného zásobníku při svém vystavení provádí
záznamy do "skladových karet"
- Protokol o pořizování a odepisování majetku,
jakožto součást druhu Majetek,
Do protokolu se automaticky provádí záznamy při zaúčtování dokladů, jejichž řádky se odkazují
na příslušný majetek, systém přitom kontroluje řadu pravidel, atributů účtů atd.
- Mzdová agenda
Zde uživatel (mzd.účetní) primárně zadává mzdová data, v konfiguraci druhů mzdy jsou odkazy
na účty, které se mají použít, systém pak při uzavření mzdového období generuje odpovídající
interní doklady v souladu se mzdovými daty.
Příbuzná témata:
