Využití elektronických adres při tvorbě zásilky (pro odeslání)
Při tvorbě zásilky je nutno určit jednoho nebo více adresátů.
Nejpohodlnější je využít adresy
zadané u kontaktů, je však také možno v dialogu pro volbu adresátů přímo uvést adresu, která nikde
evidována není. Rozdíl je následující :
- Odeslání na známou adresu - Kaskáda kromě doručení zásilky také zajistí propojení zásilky s příslušným
kontaktem a tím usnadní přístup k zásilce standardním způsobem od příslušného kontaktu přes
kartu Souvisí...
- Odeslání na neznámou adresu - Kaskáda zásilku doručí (předá SMTP serveru) ale nezajistí propojení zásilky
s příslušným kontaktem.
- Vytváření Zásilky bez souvislosti s jiným objektem
Zásilku lze v Kaskádě samozřejmě vytvářet stejně jako v běžném mailovém klientovi "volně - z ruky", tedy
bez vazeb na jiné objekty. V tom případě musíte určit příjemce, případně sami zásilku dodatečně propojit
s objekty, se kterými věcně souvisí.
- Vytváření Zásilky z prostředí objektu, se kterým souvisí
Nejefektivnějším způsobem práce je vytváření zásilky z prostředí objektu, se kterým souvisí.
- Nejjednodušším způsobem je vytváření zásilky z prohlížeče kontaktu, kterému píšete. Zde Kaskáda alespoň
ví KOMU a do prohlížeče zásilky předdefinuje výchozí elektronickou adresu příjemce.
- Obvykle se zásilka týká něčeho, co máte v Kaskádě evidováno. Může to být smlouva, zakázka,
obchodní případ, .... Doporučujeme vytvářet zásilku z prohlížeče takového objektu,
prostřednictvím menu Soubor / Nový související / Nová zásilka. Kaskáda zde využije více
informací a předdefinuje je do prohlížeče vytvářené zásilky. Obvykle je zde shodný
aktér a
tedy Kaskáda převezme jeho adresu, propojí zásilku s příslušným objektem atd.
- Hromadné zásilky (hromadné rozesílání e-mailů)
Pokud potřebujete zaslat zprávu na více e-mailových adres, existuje v Kaskádě několik způsobů, jak do
zásilky naplnit seznam příjemců:
- Vložení příjemců ze složky kontaktů
Nejefektivnějším způsobem je vytvořit zásilku nad nějakou konkrétní složkou kontaktů pomocí volby
v plovoucím menu . Při jejím použití se vytvoří nová zásilka,
do které program automaticky vyplní příjemce zásilky (výchozí e-mailové adresy kontaktů zařazených do dané složky).
Seznam příjemců je tedy jasně daný a to buď vyhledávacími podmínkami dané složky nebo ručním propojením kontaktu do dané složky.
Další možností jak vložit příjemce do zásilky z nějaké konkrétní složky je pomocí
dialogu Adresáti zásilky,
kde ve stromě složek vyberete danou složku a potřebné kontakty, které se zobrazí pod tímto polem,
přesunete do příslušného pole (Komu, Kopie nebo Slepá). Pokud jste v rámci složky určili
jiné výchozí adresy, budou použity (a zobrazeny v seznamu u jednotlivých jmen) právě tyto speciálně
určené výchozí adresy. Jedná se o záležitosti popsané podrobně v kapitole
Určení výchozí elektronické odesílací adresy pro určité situace.
- Vložení příjemců ze souboru
Tento způsob je vhodný v situaci, kdy máte někde na disku uložený textový soubor s elektronickými adesami (většinou
se jedná o adresy, které nemáte zapsané v Kaskádě a z nějakého důvodu je do Kaskády nechcete zapisovat) a na
tyto adresy potřebujete odeslat nějakou zásilku. V souboru je třeba zapsat jednotlivé adresy pod sebe do řádků,
jinými slovy co řádek to adresa.
Funkce pro vložení příjemců ze souboru je pouze z dialogu Adresáti zásilky,
kde je nutné se napozicovat do příslušného pole (Komu, Kopie nebo Slepá) tak, aby toto pole bylo aktivní
(podbarveno žlutou barvou). Nad tímto polem pak spusťe funkci v plovoucím menu
nebo použijte klávesovou zkratku Shift+Ctrl+V.
V dialogu vyberte cestu k danému souboru s mailovými adresami a vše potvrďte kliknutím na tlačítko "Otevřít".
- Vložení příjemců přes schránku Windows
Tento způsob je v podstatě stejný, jako předchozí, s tím rozdílem, že adresy musíte nejdříve z nějakého
zdroje zkopírovat do schránky systému Windows(např. klávesovou zkratkou Ctrl+C) a pak v
dialogu Adresáti zásilky nad příslušným polem
(Komu, Kopie nebo Slepá) spustíte funkci v plovoucím menu .
Doporučení
Při psaní zásilek je dobré dodržovat určitá "nepsaná pravidla", která by měl každý z nás dodržovat. Některá
z nich jsou uvedena v kapitole Základní pravidla při psaní zásilek.
Příbuzná témata:
