Určení výchozí elektronické odesílací adresy pro určité situace
Vzhledem k tomu, že u kontaktu může být evidováno víc elektronických adres (typicky e-mailových, ale i faxových
čísel apod.) vzniká zde problém, jak konkretizovat adresu pro použití (odesílání...) v určité
situaci.
Pro běžnou komunikaci s Kontaktem (tedy pro Zásilky odesílané na jeho adresu bez vazby na jiné objekty v Kaskádě)
je žádoucí obvykle využívat některou z jeho adres. Často však dochází k domluvě s obchodním partnerem, že
například Zásilky informující o stavu určité zakázky, budou zasílány na některou jinou jeho
elektronickou adresu.
Požadovanou výchozí adresou přitom může být nejen některá z adres, příslušejících přímo danému
kontaktu, ale i adresa příslušející propojení Organizace/Osoba (např. veškeré zásilky ohledně určité
smlouvy chcete posílat na adresu registrovanou u propojení Josef Novák - Firma Slibotechna).
Kaskáda je navržena tak, aby v co největší míře "předvídala" podle situace, co je nejvhodnější údaj. Cílem je,
abyste pracovali intuitivně a pouze v situacích, které se vymykají standardu, zasáhli svým zadáním
do předdefinovaných hodnot.
Není tedy nezbytné, abyste detailně pochopili následující výklad, pokud vám Kaskáda ve všech situacích
nabízí adresy které očekáváte, pokud registrujete u kontaktů pouze po jedné elektronické adrese atd. Jestliže
ale chcete získat nad chováním systému plnou kontrolu, chcete výchozí adresy ovlivnit sami, je pro vás určen
následující text.
Pro pochopení principu výchozích adres je důležité uvědomit si, co vlastně znamená "určitá situace" - na
příkladech to demonstruje následující odstavec.
- Typické situace, které Kaskáda řeší
Kaskáda řeší určení výchozí elektronické adresy při tvorbě zásilky adresované
- určité osobě (organizaci...), bez vztahu k jiným objektům, kategoriím, ....
- určité osobě (organizaci...), v rámci určité kategorie - např. tedy zasílání informačního bulletinu
všem "členům" příslušné kategorie (složky kontaktů)
- určité osobě (organizaci...), v souvislosti s obchodním případem (smlouvou, projektem, ...), jehož je
tato osoba aktérem
- internímu uživateli Kaskády (kolegovi ve firmě)
- ... a další ....
- Postup, který Kaskáda uplatňuje při volbě výchozí adresy
Vstupní údaje:
- Kontakt, jehož výchozí adresa je vyhledávána - nutný údaj
- Propojení Kontaktu s jiným objektem - nepovinný údaj, vyplývá z kontextu. Např. v případě
- adresovacího dialogu, kdy jsou zobrazeny kontakty z určité složky (kategorie), je to propojení Kontaktu s onou kategorií
- tvorby zásilky, související s obchodním případem, je to propojení Kontaktu (aktéra) s oním obchodním případem
Postup Kaskády při vyhledání adresy:
- Pokud je určeno propojení s jiným objektem (viz.vstupní údaje) A pokud pro toto propojení je jmenovitě určena adresa (někdy dříve jste to prostřednictví GUI učinili), pak tato adresa má naprostou přednost a hledání je ukončeno, jinak:
- Pokud pro kontakt je jmenovitě určena výchozí adresa (někdy dříve jste to prostřednictví GUI učinili), pak tato
adresa bude použita a hledání je ukončeno, jinak:
- Pokud je kontakt interním uživatelem, hledá se první existující adresa v rámci jeho propojení s vlastní firmou. Pokud existuje, pak bude použita a hledání je ukončeno, jinak:
- Hledá se první existující adresa u kontaktu. Pokud existuje, pak bude použita a hledání je ukončeno, jinak:
- Prohledávají se propojení kontaktu s jinými kontakty (organizace s osobami nebo osoby s organizacemi) a to pouze propojení typu "Pracuje v organizaci". U každého propojení se hledá adresa a
pokud existuje, pak bude použita a hledání je ukončeno. Pokud u žádného propojení nebyla adresa nalezen, pak:
- Prohledávají se propojení kontaktu s jinými kontakty stejně jako v minulém bodě, ale bez ohledu na typ.
Pokud tento postup nevyhledal nic - pak je výchozí adresa neurčena :(
Z popsaného postupu plyne následující:
- nejvyšší prioritu má nastavení, které jste jmenovitě určili pro kontakt nebo jeho propojení s jiným objektem, avšak
- každý ruční zásah představuje určitý čas (a toho nemáme nikdy nazbyt) a pokud není více adres,
mezi kterými je potřeba volit, je zbytečné (až škodlivé) takové nastavení provádět, protože
- údaj se sám o sobě nezruší a časem může být přímo matoucí, proč vlastně program zvolil právě
příslušnou adresu, tedy
- není li to nutné, nechte na Kaskádě, aby nabízela výchozí adresu sama, bez přímého ovlivnění.
Praktická doporučení:
- U kontaktu, který v Kaskádě zadáte, si povšimněte, kterou adresu považuje program za výchozí - je to ta, která je zobrazena modře.
- Pokud jste přesvědčeni, že v převážné většině případů budete odesílat na jinou adresu, pak jí ručně
označte jako výchozí následujícími kroky:
- V rámci objektu, který má určitého aktéra (smlouva má smluvního partnera apod.) můžete chtít definovat výchozí adresu pro komunikaci o této věci (smlouvě).
V tom případě se řiďte pokyny podle případu použití Určení výchozí el.adresy pro komunikaci související s určitým objektem
- Často řešenou úlohou je sestavení seznamu kontaktů, kterým budete opakovaně zasílat hromadné zásilky (např.aktuální týdenní novinky ... ).
Zde je často potřeba určit pro jednotlivé kontakty zcela konkrétní adresu, na kterou má být odeslána příslušná zásilka.
Pro sestavení potřebného seznamu slouží Složka (kategorie) kontaktů, do které propojíte potřebné kontakty.
Pokud chcete řešit podobnou úlohu, řiďte se pokyny popsanými v případu použití Určení výchozí el.adresy pro hromadné zasílání zásilek členům kategorie kontaktů
Příbuzná témata:
