Elektronické adresy Kontaktu

Elektronické adresy slouží k adresaci zásilek odesílaných / přijímaných elektronickou cestou. Tato problematika má celou řadu aspektů, které jsou stručně popsány v této kapitole. Každému jednotlivému aspektu je dále věnována podrobnější kapitola - odkaz na tyto podrobné informace je uveden na konci každého odstavce. Hlavní dva druhy objektů, kterých se problematiky dotýká jsou Kontakty a Zásilky.

Typy elektronických adres

Kaskáda pracuje s následujícími typy elektronických adres:

E-mailová adresa (E)
Telefonní číslo na běžnou linku (T)
Mobilní telefon (M)
Faxové číslo (F)
OnLine (ICQ, Skype, ...) - komunikace typu instant messaging (I)

Podrobné informace se dozvíte v samostatné kapitole Typy elektronických adres.

Určení výchozí elektronické odesílací adresy pro určité situace

Vzhledem k tomu, že u kontaktu může být evidováno víc adres (typicky e-mailových, ale i faxových čísel apod.) vzniká zde problém, jak konkretizovat adresu pro použití (odesílání...) v určité situaci. Takovou výchozí adresou přitom může být nejen některá z adres, příslušejících přímo danému kontaktu, ale i adresa příslušející propojení Organizace/Osoba (např. veškeré zásilky ohledně určité smlouvy chcete posílat na adresu registrovanou u propojení Josef Novák - Firma Slibotechna ).

Kaskáda je navržena tak, aby v co největší míře "předvídala" podle situace, co je nejvhodnější údaj. Cílem je, abyste pracovali intuitivně a pouze v situacích, které se vymykají standardu, zasáhli svým zadáním do předdefinovaných hodnot.

Podrobné informace se dozvíte v samostatné kapitole Určení výchozí elektronické odesílací adresy pro určité situace.

Rozlišení vnitřních adres

V různých situacích je nutno rozlišit, zda určitá elektronická adresa je vnitřní nebo vnější.

Vnitřní adresa
Zásilky doručované na tuto adresu mají své "konečné určení" v místní Kaskádě, což znamená, že jejich doručení spočívá pouze ve vytvoření odpovídajících propojení na příjemce a nejsou předávány SMTP serveru k odeslání do internetu.
Vnější adresa
Je to adresa někde "ve vnějším světě", v Internetu, mimo místní Kaskádu. Doručení na tuto adresu musí provést SMTP server, kterému Kaskáda zásilku předá k odeslání.

Podrobné informace se dozvíte v samostatné kapitole Rozlišení vnitřních adres.

Využití elektronických adres při příjmu zásilky z internetu

Vztahy mezi nejrůznějšími objekty jsou v Kaskádě realizovány prostřednictvím propojování objektů a proto i u zásilek je žádoucí navázat propojení s odesílatelem, příjemcem, ...., jak u vnitřních emailů, tak u emailů přijímaných z internetu.

U zásilek, které vytváříte v prostředí Kaskády, je to jednodušší, neboť používáte dialogy Kaskády a pracujete s jejími objekty.

U zásilek, které přichází z internetu, je to složitější, ale i zde chceme odesílatele identifikovat a propojit příslušný kontakt s došlou zásilkou.

Kaskáda proto při příjmu analyzuje zásilku, detekuje jejího příjemce za účelem doručení, ale také odesílatele za účelem propojení objektů.

Jediné, co má Kaskáda k dispozici, jsou elektronické adresy registrované v databázi - proto je velmi důležité, aby tato data byla co nejaktuálnější a přesná.

Podrobné informace se dozvíte v samostatné kapitole Využití elektronických adres při příjmu zásilky z internetu.

Využití elektronických adres při tvorbě zásilky (pro odeslání)

Při tvorbě zásilky je nutno určit jednoho nebo více adresátů. Nejpohodlnější je využít adresy zadané u kontaktů, je však také možno v dialogu pro volbu adresátů přímo uvést adresu, která nikde evidována není.

Podrobné informace se dozvíte v samostatné kapitole Využití elektronických adres při tvorbě zásilky (pro odeslání).

Formát e-mailové adresy odesílatele při odesílání zásilek z Kaskády

Zásilky, které odesíláte z Kaskády do vnějšího světa svým jménem nebo jménem distribučního seznamu, budou vždy obsahovat e-mailovou adresu odesílatele, která je pro lepší identifikaci obohacena o nějakou popisnou část, která se vytváří následující logikou.

Pokud neexistuje žádná maska odesílací adresy, figuruje v adrese název objektu, tedy název uživatele nebo distribučního seznamu.

V Kaskádě však existuje mechanismus, který umožňuje nastavit tzv. masku elektronické adresy tak, aby:

i při odeslání jménem distribučního seznamu mohlo v popisu figurovat jmého konkrétního uživatele, který zásilku odeslal
bylo možno pravidla pro sestavení popisu nastavit individuálně u jednotlivých adres

Nastavení masky u jednotlivých el. adres

Pro nastavení na úrovni jednotlivých elektronických adres je možné využít uvedení textu a zástupného symbolu %u v dialogu elektronické adresy kontaktu v poli Poznámka, které nyní v případě vlastních adres ničím vyplněno není. Přitom zástupný symbol %u má význam především v poznámce u adresy distrib. seznamu, neboť zde bude doplněn uživatel, který zásilku odesílá.
M.j. tento mechanismus umožní, aby poznámka navenek byla tvořena trochu jiným textem, než jaké je jméno distribučního seznamu zobrazovaného uvnitř firmy.

Globální nastavení masky el. adres

Globální nastavení masky el. adresy provedete v konfiguraci mail-systému, kde jsou k dispozici tyto zástupné symboly:

%o - Název objektu odesílatele, tedy u adresy distribučního seznamu je to název distribučního seznamu, u adresy uživatele je to jméno uživatele.
%u - Název uživatele, tedy vždy konkrétní jméno toho, kdo to odesílá.
%x - Oba názvy, tedy u adresy distr. seznamu je to "Název distr. seznamu, Jméno uživatele" a u adresy uživatele je to "Jméno uživatele".

Tato maska (pokud je vyplněna) bude použita globálně pro všechny odesílací adresy. Příjemci zásilky se pak adresa odesílatele zobrazí např. ve tvaru "KlapeTo, s.r.o., obchod, Alois Šikovný <asikovny@klapeto.cz>".

Aktualizace versus mazání elektronických adres

U Kontaktu může být evidováno více elektronických adres stejného typu a různé elektronické adresy (zejména e-mailové) mohou být určeny jako výchozí pro různé situace. Pro zachování jednoznačnosti Kaskáda proto nepracuje přímo s adresami, ale s odkazy na tyto adresy (ID). Z toho důvodu je velký rozdíl mezi změnou (aktualizací) el. adresy a jejím smazáním.

Podrobné informace se dozvíte v samostatné kapitole Aktualizace versus mazání elektronických adres.

Praktická doporučení

Udržujte bázi elektronických adres v aktuálním stavu (mažte neplatné adresy, přidávejte nové aktuální adresy) a pamatujte přitom, že tyto informace sdílí celá organizace.
Evidujte elektronické adresy ve správných místech, především pamatujte na to, že e-mailová adresa zaměstnance určité organizace má být evidována u propojení tohoto zaměstnance s organizací a nikoliv přímo u osoby nebo přímo u organizace.
Každou e-mailovou adresu evidujte pokud možno pouze jedenkrát, neboť v případě, že je evidována u více kontaktů, nemůže Kaskáda jednoznačně propojit příchozí e-mail s tímto kontaktem a nutí vás do činností, které byste si jinak mohli ušetřit.
Navykněte si u každého příchozího e-mailu, pokud je červeně zobrazen titulek OD, provést upřesnění této adresy a tímto způsobem průběžně a nenásilně budovat korektní bázi elektronických adres kontaktů.
Nezapomínejte na využívání avíz při komunikaci uvnitř vlastní organizace, to je věc, která je samozřejmě již mimo elektronické adresy, ale jde o důležitý a efektivní způsob komunikace uvnitř vaší organizace.
Pokud máte pochybnosti o správnosti elektronické adresy, může vám pomoci informace o tom, kdo a kdy tuto adresu naposledy editoval. Tuto informaci zjistíte v horním panelu dialogu Výskyt elektronické adresy.

Příbuzná témata:

Seznam subsekcí:

Aktér

Správa kontaktů

Poštovní adresy Kontaktu