Unikátnost Kontaktů

Pokud používáte Kaskádu jako firemní informační systém (a to je její hlavní určení), je kvalitně udržovaná báze kontaktů základem vaší úspěšné práce.

Je velmi důležité:

aby konkrétní kontakt (organizace, osoba) v Kaskádě figuroval právě jedenkrát a byl sdílen všemi (oprávněnými) uživateli,
aby při každém zadávání nového kontaktu bylo nejprve ověřeno, že skutečně v systému ještě neexistuje, tedy aby bylo zabráněno duplicitě,
aby informace o kontaktu (elektronické adresy, související osoby,...) byly aktuální a přesné.

Pokud tomu tak bude, pak vaše komunikace s obchodními partnery bude korektní a posílí to jejich důvěru ve vaší solidnost.

Způsoby péče o unikátnost Kontaktů

Pracovní návyky (prevence)

Klíčovým předpokladem k dosažení takového žádoucího stavu je vybudování správných návyků a dodržování určitých pravidel při práci s Kontakty. Především je třeba před zadáváním nového Kontaktu ověřit, zda subjekt již není v databázi evidován. K tomu poslouží především Vyhledávač nebo filtrovací panel (zejména pole Aktér nebo standardní filtr pro Kontakty).

Automatické kontroly (prevence)

Dalšími pomůckami jsou:

automatická kontrola duplicity IČO, kterou program provádí při zakládání resp. ukládání Organizace,
kontrola duplicity rodného čísla při zadávání osob,
podobnost názvu organizace, nebo stejné jméno osoby, na které program upozorňuje, apod.

Rozsah (hloubku) těchto automatických kontrol si může každý uživatel nastavit v uživatelských preferencích.

Možnost sloučení kontaktů (dodatečná náprava)

Pokud zjistíte, že v Kontaktech máte pro stejný kontakt dva záznamy stejného druhu, pak použijte činnost Sloučit s kontaktem. Volbou této činnosti vyvoláte dialog Sloučit s kontaktem, který zobrazuje likvidovaný Kontakt a umožňuje zadání cílového Kontaktu. Funkce sloučení provede následující akce:

Sloučí vlastní data objektu (ulici, PSČ apod.) tím způsobem, že pokud určitý údaj není vyplněn v cílovém kontaktu, ale je vyplněn v likvidovaném kontaktu, tak program údaj převezeme z likvidovaného a doplní do cílového. V případě, že údaj je vyplněn jak v likvidovaném, tak v cílovém Kontaktu, pak zůstane zachován údaj v cílovém Kontaktu.
Sloučí všechny elektronické adresy Kontaktu.
Sloučí všechna propojení, jako zařazení do Složek, Kategorií kontaktů, propojení Kontaktu jako aktéra jiného objektu apod.

Příbuzná témata:

Správa kontaktů

Neznámý (anonymní) Kontakt