Mail-systém v Kaskádě

Práce s elektronickými Zásilkami (e-maily) v Kaskádě není pouze jakýmsi doplňkem, který by zprostředkovával vytvoření zásilky prostřednictvím externího mail-systému.

Naopak - Kaskáda poskytuje uživatelům v prohlížeči Zásilky kompletní funkcionalitu odpovídající programům označovaným obecně jako mailový klient. Přijaté i odeslané zásilky uchovává ve své databázi, v rámci které jsou organizovány složky, uživatelé....

Samostatnou kapitolou je formátování textu v internetových zásilkách, neboť e-mailová komunikace není ani zdaleka exaktní disciplínou, ve které by platila jednoznačná a všemi respektovaná pravidla. Přinejmenším administrátor mail-systému Kaskády by měl tuto problematiku prostudovat a dobře pochopit.

Odesílání i příjem zásilek velmi těsně souvisí s bází Kontaktů evidovaných v Kaskádě. Vzhledem k tomu, že Kontakty představují jednu ze základních informačních hodnot každé organizace, představují aktéry převážné většiny činností (procesů), které se v organizaci odehrávají, je využití těchto informací při odesílání i příjmu zásilek nanejvýš užitečnou vlastností. Na jedné straně jsou zde v maximální míře využity evidované elektronické adresy Kontaktu na straně druhé můžete velmi snadno při práci se zásilkami bázi Kontaktů doplňovat a upřesňovat.

A co je nejdůležitější? Zásilky, jakožto jeden z mnoha druhů kaskádních objektů, jsou nedílnou součástí vaší informační báze s vazbami na Kontakty, Procesy, Dokumenty a libovolné další kaskádní objekty.

Práce uživatele s e-maily v Kaskádě není v žádném případě závislá na počítači, na kterém v danou chvíli uživatel pracuje. E-maily jsou uloženy v databázi a nikde jinde (nic není např. na pevném disku uživatelské stanice). Rozhodující je pouze to, který uživatel je právě přihlášen, nezáleží na tom, ze které stanice. Z toho vyplývá například to, že při reinstalaci operačního systému, přechodu uživatele k jinému počítači apod. není vůbec třeba řešit otázku "kde jsou jeho e-maily?". Jsou v databázi a on k nim má přístup tehdy, má-li přístup ke Kaskádě.

Co Kaskáda poskytuje vlastními prostředky

Každý interní uživatel Kaskády má definovanou mailovou adresu, na kterou mu mohou být z internetu (nebo i uvnitř Kaskády) zasílány e-maily.
E-mail je v Kaskádě představován objekty druhu Zásilka (elektronická zásilka, e-mail) a je to jeden z mnoha druhů objektů v Kaskádě využívající veškeré obecné možnosti Kaskády.
Uživatel při práci v Kaskádě přijímá Zásilky ve svém Inboxu (souběžně s příjmem jakýchkoliv jiných avizovaných objektů), zásilky jsou v Kaskádě uloženy jako datové objekty, je možno jejich propojování s libovolnými jinými objekty, třídění do složek, veškeré další činnosti obvyklé při práci s mailovým klientem.
Uživatel v Kaskádě vytváří zásilky odeslané a to buďto v složce Koncepty nebo přímo v prohlížečích Kontaktů nebo libovolných jiných objektů. Například odeslání e-mailu obchodnímu partnerovi v rámci Smlouvy probíhá přímo v prohlížeči Smlouvy, Kaskáda přitom automaticky přednastaví v nově zakládané Zásilce adresu smluvního partnera apod. Tyto Zásilky zůstávají (pokud si to uživatel přeje) v databázi Kaskády a jsou součástí celého informačního systému.
Při vytváření zásilek může uživatel přikládat přílohy, a to buďto externí diskové soubory, nebo libovolné objekty Kaskády.
Pokud je Kaskáda nastavena na uživatelské stanici jako výchozí poštovní klient, pak dojde k použití Kaskády pro vytvoření nového e-mailu i v takové situaci, kdy uživatel například ve webovém prohlížeči klikne na odkaz MailTo, což je odkaz určený k vytvoření zásilky pro určitého příjemce.

Co Kaskáda potřebuje z hlediska vnějších systémů

Text tohoto odstavce dejte přečíst vašemu poskytovateli internetového připojení, aby věděl, co vám má z hlediska e-mailů připravit a poskytnout!

Pro komunikaci s vnějším světem (internetem) Kaskáda potřebuje

Komunikační server

SMTP server
Jakýkoliv SMTP server, který zajistí odeslání zásilek do internetu. Tento server není nutný z hlediska zasílání zásilek uvnitř Kaskády (mezi jednotlivými uživateli). Je však potřeba k odeslání zásilek do vnějšího světa. Kaskáda (program KaskMailSend.exe) předává tomuto SMTP serveru zásilky určené pro odeslání do internetu.
POP3 server
Zásilky přicházející z internetu na adresu vaší firmy je potřeba převzít ze společné schránky (doménového koše) do Kaskády. Za tímto účelem musí být definována schránka na některém POP3 serveru, ze které Kaskáda (program KaskMailRecive.exe) přebírá zásilky určené pro vaší firmu, vkládá je do databáze a rozděluje je jednotlivým uživatelům Kaskády. Může to být jakýkoliv obecný POP3 server.

Přijímač a odesílač zásilek

Přijímač a odesílač zásilek jsou dva programy pracující v rámci prostředí Windows, které zabezpečují spojení databáze s komunikačním serverem. Jsou to KaskMailSend.exe (pro odeslání zásilek) a KaskMailReceive.exe (pro příjem zásilek).

Ochrana proti "zahlcení"

V současné době, kdy výkonnost počítačů je na dobré úrovni, si mnoho uživatelů nepřipouští tu skutečnost, že zasílání a přijímání zásilek, které obsahují několik MB příloh, nejsou tím správným řešením. Nejenom, že zatěžují síťový provoz, ale i databáze, do které se e-maily ukládají, je tímto velice zatěžována. Jde přitom jak o přijímané tak i odesílané maily. I odesílaný mail je totiž (přinejmenším po určitou dobu) uložen v databázi.

Omezení velikosti odesílaných mailů

V Kaskádě je provedeno opatření, které umožňuje omezit velikost odesílaných zásilky a tím značně eliminovat "bobtnání databáze" a vůbec zatěžování systému. Toto omezení lze definovat pro každého uživatele zvlášť a stojí na následujících principech:

Administrátor může každému uživateli na kartě Administrace uživatele, zadat limitující hodnotu velikosti zásilek v kB. Nevyplněný údaj nebo hodnota 0 znamenají "neomezeno".
Nově vytvářená zásilka dostává "do vínku" limit definovaný tomu uživateli, který jí vytvořil.
Při zavolání funkce "Odeslat" kontroluje program velikost zásilky a porovná jí s limitem, který je u zásilky zaznamenán. Pokud je limit překročen, odmítne zásilku odeslat.
Uživatel, který má právo editovat zásilku ve stavu "Koncept" (autor nebo i jiný uživatel) může použít v prohlížeči zásilky funkci "Nastavit limit velikosti" a tím zaznamená k zásilce svoji hodnotu limitu.

To lze využít tak, že uživatel s vyšším (nebo neomezeným) limitem provede nastavení pro rozpracovanou zásilku někoho jiného, aby jí bylo potom možno odeslat.

Omezení velikosti přijímaných mailů

Aby nedocházelo k zatěžování síťového provozu, přijímač internetových zásilek u zásilek větších než 100 kB rozdělí ukládání do databáze na 2 operace. Nejprve vytvoří a uloží záznam bez datového obsahu, teprve potom ukládá obsah zásilky. Díky tomu se významně zkracuje čas, během kterého je blokováno zadávání objektů ostatními uživateli.

Do budoucna připravujeme i omezení velikosti přijaté zásilky, zatím tato funkce není k dispozici.

Konfigurace Mail-systému

Na konfiguraci Mail-systému mají vliv dva administrátoři:

Administrátor Mail-systému

Tento administrátor nastavuje globální parametry, kterým je především připojení k SMTP/POP3 serveru, interval mazání nepotřebných zásilek apod. Tyto parametry nastavuje v okně Konfigurace mail-systému.

Administrátor Uživatelů a skupin

Tento administrátor definuje jednotlivé uživatele, jejich práva a také jejich mailové adresy, vytváří a upravuje Distribuční seznamy. Tyto parametry nastavuje v okně Konfigurace uživatelů a skupin.

Modelová konfigurace

Firma KlapeTo zavádí Kaskádu jako svůj podnikový informační systém. Poskytovatel připojení k internetu (ISP), který firmě KlapeTo zajišťuje služby SMTP / POP3 serveru, přidělil firmě KlapeTo IP adresu (123.456.789.001 port 25 pro SMTP a port 110 pro POP3) a společnou schránku k doméně klapeto.cz (jméno "firmaklapeto", heslo "dobretoklape").

Pan Adam Šikovný, majitel firmy KlapeTo a vrcholový administrátor Kaskády v jedné osobě, při instalaci Kaskády zadal jméno domény (klapeto.cz, dodatečně lze upravovat v okně Konfigurace mail-systému).
Pan Adam Šikovný v roli administrátora mail-systému zadal v okně Konfigurace mail-systému IP adresy a další údaje podle dohody s ISP.
Při zadávání nových uživatelů Kaskáda automaticky vytváří jejich elektronické adresy složením přihlašovacího jména a domény, tj. např. Adam Šikovný s přihlašovacím jménem ASIKOVNY má adresu asikovny@klapeto.cz nebo Ludmila Šikovná s přihlašovacím jménem LSIKOVNA má adresu lsikovna@klapeto.cz. Tyto adresy jsou označeny jako interní a jsou zobrazeny v prohlížeči jednotlivých uživatelů (Kontaktů).
Po těchto krocích mohou uživatelé v Kaskádě odesílat a přijímat e-maily.

Příbuzná témata:

Podpis

Funkční celky

Digitálně podepsané zásilky