Párovatelné doklady, párovací položky, inventarizace účtů ...
Tato kapitola popisuje mechanismy umožňující uživatelům Kaskády spolehlivé sledování průběžných
účetních transakcí. Jsou to operace, u kterých vyplývá z podstaty věci, že určitá finanční částka
musí být v budoucnosti vypořádána jinými operacemi. Zároveň tento mechanismus umožňuje snadnou
inventarizaci příslušných účtů.
Typickým příkladem je účtování na účet pohledávek při vystavení faktury, neboť později
(při úhradě, zápočtu apod.) musí být odpovídající částka z účtu pohledávek přeúčtována jinam
(peníze, jiná forma pohledávky,...).
Na veškerá účetní data lze nahlížet ze dvou úhlů:
- Doklady
- jsou odrazem reálného života
- obsahují přímou vazbu na další operativní agendy, na aktéra,
produkty, objednávky ....
- jsou zdrojem záznamů na účty
- představují nositele aktuálního zůstatku, který se postupně mění tak, jak jsou účtovány
další navazující doklady.
- Účty ( v rámci systému podvojného účetnictví )
- Pohyby na účtech vznikají při zaúčtování dokladů
- Zůstatky účtů jsou kumulované hodnoty, pocházející z mnoha různých dokladů.
Párovatelný doklad
Jakýkoliv doklad může mít charakter párovatelného dokladu, což znamená že:
- Bude "svázán" s určitým účtem, jehož zůstatek při svém zaúčtování ovlivní, takže např. faktura
bude "svázána" s účtem pohledávek k odběratelům. Nazývejme tento účet nadále párovacím účtem.
- Program si vynutí v řádcích tohoto dokladu takové účtování, aby na určené straně (MD nebo Dal)
byl právě párovací účet. Díky tomu prostý součet částek v řádcích odpovídá hodnotě, kterou doklad
na příslušný účet účtuje. Opět si to lze snadno představit u jakékoliv faktury.
- Po zaúčtování bude představovat jeden z dokladů, použitých pro inventarizaci příslušného účtu,
ale také např. pro vyčíslení aktuálních závazků nebo pohledávek k určitému obchodnímu
partnerovi (aktér dokladu) apod.
- Takový doklad nebude považován za vyrovnaný, dokud jiné doklady na jeho vrub nezaúčtují
svými párovacími položkami stejnou souhrnnou částku, jakou tvořil jeho počáteční zůstatek
(tedy jakou zaúčtoval na párovací účet).
- Doklad, který není Vyrovnaný, může být považován za Uhrazený, jestliže byl např. "přeplacen",
to má význam hlavně u faktur v režimu tvorby upomínek.
Příklady párovatelných dokladů jsou např. pohledávky a závazky, peníze na cestě, časové rozlišení,
pořízení zásob apod. Problematiku párování na příkladu vydaných záloh názorně ilustruje provozní
scénář Založení, vystavení a vyrovnání Zálohového listu vydaného.
Doklady některých druhů jsou párovatelné vždy, nastavuje to automaticky program a uživatel
to nemůže změnit. Příkladem je faktura přijatá, vydaná, zálohové listy apod..
U jiných druhů může uživatel rozhodnout, zda doklad párovatelný bude nebo nebude. Jsou to
například interní doklad, pokladní doklady, ...
Poznámka:
Určitou výjimkou jsou přijaté daňové doklady, kde plátci DPH vzniká povinnost přiznat daň - v tomto
případě se částka DPH účtuje na jiný účet, protože nepředstavuje závazek k dodavateli, ale de facto ke státu.
Párovací položka (řádek dokladu)
Párovací položka je taková položka ( = řádek) dokladu, která
se odkazuje na jiný doklad a tím ovlivňuje (zvyšuje nebo snižuje) jeho zůstatek. Přitom platí:
- Položku (řádek) dokladu učiní uživatel párovací položkou tím, že v prohlížeči řádku zvolí
Typ položky: Párovací položka
a program se následně k takové položce chová specifickým způsobem - viz. další body.
- Uživatel je u párovací položky nucen zvolit (zadat číslo nebo vybrat ze seznamu...)
párovatelný doklad, jehož zůstatek chce
uživatel ovlivnit.
- Účtování u párovací položky musí být takové, že na jedné straně (MD nebo Dal) musí být
stejný účet, na jaký účtoval odkazovaný párovatelný doklad.
Tuto podmínku program napomáhá splnit tím, že automaticky vytváří potřebnou předkontaci.
Tuto podmínku program striktně kontroluje a uživateli nedovolí, aby svými ručními zásahy do předkontace pravidlo porušil.
- Již před vystavením dokladu, obsahujícího párovací
položku (jednu nebo více) je v odkazovaném dokladu k dispozici "zpětná informace" o tom, že
na něj párovací položka(y) míří, je to v kartě párování,
je tam uvedena i prognóza, jaký bude zůstatek po vystavení dokladu s párovacími položkami.
- Zůstatek odkazovaného párovatelného dokladu se opravdu změní až v okamžiku vystavení
dokladu s párovacími položkami.
- Nad číslem párovatelného dokladu v prohlížeči řádku je zobrazena informace o aktuálním zůstatku tohoto párovatelného
dokladu.
- Výsledným efektem po vystavení a zaúčtování je neustálá shoda účetní a operativní evidence, neboť došlo
- ke změně zůstatku (operativní evidence) odkazovaného dokladu a zároveň
- ke změně zůstatku příslušného účtu (účetní evidence), na který účtoval odkazovaný párovatelný doklad.
Inventarizace účtů
Vzhledem k tomu, že zůstatky účtů jsou agregované hodnoty, pocházející z mnoha různých dokladů,
je pro většinu rozvahových účtů nasnadě otázka "Z čeho konkrétně se zůstatková hodnota skládá?".
Inventarizací účtu rozumíme doložení aktuální hodnoty zůstatku určitého účtu (k určitému datu)
příslušnými záznamy z operativní evidence, přitom
- mnoho účtů (závazky a pohledávky všeho druhu, náklady a výnosy příštích období, peníze na cestě,
různé pomocné "převodové" účty, ...) lze doložit přehledem dokladů účtovaných na tento účet, resp.
jejich aktuálních zůstatků; typicky jsou to faktury na jejichž konto jsou párovány úhrady,
- pokud jde například o účet zásob, musí zůstatek odpovídat součtu položek na skladě,
u účtu dlouhodobého majetku musí odpovídat (zjednodušeně řečeno) součtu cen majetku apod.
Z pohledu této kapitoly je zajímavý první bod, neboť těmi doklady, které zůstatek účtu dokladují,
jsou Párovatelné doklady, resp. jejich
zůstatky k příslušnému datu.
Pro uživatele je inventura účtů naprosto triviální a blesková. Je to pohled (resp. tisk) na
Takhle triviální je to v případě, že o všech skutečnostech bylo účtováno systematicky,
s využitím párovatelných dokladů a jejich následného zúčtování. K tomu, aby program do
systematického účtování nutil, slouží nastavení atributu "Inventarizovatelný" u jednotlivých
účtů - viz. následující odstavec, zároveň musí být v konfiguraci účetnictví zaškrtnuta volba
Inventarizovatelné účty povinně párovat.
Inventarizovatelné účty
Jedním z atributů analytických rozvahových účtů (pro výsledkové to nemá smysl) je v Kaskádě
zaškrtávací pole "Inventarizovatelný". To se v konfiguraci analytického účtu
zobrazuje pouze tehdy, když je v konfiguraci účetnictví zaškrtnuto
Inventarizovatelné účty povinně párovat,
jinak totiž nemá význam.
Účinek tohoto atributu je velmi zásadní. Když je zaškrtnut, pak
- uživatel tím dává najevo, že zůstatek tohoto účtu bude chtít "inventarizovat po dokladech" a proto
- systém povolí při účtování na tento účet pouze párovatelné doklady
(standardně zvyšující zůstatek) nebo párovací položky
(standardně snižující zůstatek)
V důsledku toho existuje trvalá shoda mezi účetní a operativní agendou a uživatel má v
kterémkoliv okamžiku přesnou a pravdivou informaci o dokladech, jejichž suma zůstatků tvoří
zůstatek účtu.
Závazkové a pohledávkové účty z hlediska inventarizovatelnosti
Speciální pozici mají účty, jejichž Druh
je nastaven na hodnotu "Závazky" nebo "Pohledávky".
U nich je z podstaty zcela zřejmé, že by měly být inventarizovatelné a program tento atribut při zakládání
nového analytického účtu přednastavuje automaticky. Uživatel však má možnost tento atribut změnit.
Uživatelské rozhraní
Zde jsou odkazy na různá místa uživatelského rozhraní, která se dané problematiky týkají:
- Učinit doklad párovatelným lze v prohlížečích
Pozn: Faktury a Zálohové listy jsou párovatelné automaticky, nelze to uživatelsky změnit.
- Kontrolovat u párovatelného dokladu stav jeho párování a zůstatku lze v prohlížeči libovolného
dokladu v kartě Párování.
- Učinit řádek dokladu Párovací položkou lze v prohlížeči řádku dokladu, prostřednictvím
comba Typ položky.
- Jedním z nejpoužívanějších míst, kde uživatel pracuje s párovacími položkami, je
bankovní výpis, konkrétně Prohlížeč řádku Bankovního výpisu,
dále pokladní doklady, konkrétně Prohlížeč řádku Pokladního dokladu.
- Globální nastavení, které rozhoduje o tom, zda se má kontrolovat způsob účtování na
inventarizovatelné účty je v Konfiguraci účetnictví.
- Nastavení atributu Inventarizovatelný u jednotlivých analytických účtů se provádí v konfiguraci účetnictví
na kartě Účtový rozvrh.
- Dokladová inventura jednoho konkrétního účtu je k dispozici v
dialogu Podrobnosti účtu, v kartách Inventura počátečního / koncového stavu.
- Dokladová inventura skupiny účtů je k dispozici v Modulu Knihy a výkazy
/ Tisk inventarizace účtů
- Pohled na aktuální stav párovatelných dokladů je také k dispozici v Modulu Doklady / složka
Párovatelné doklady k datu
- Aktuální stav nevyrovnaných párovatelných dokladů určitého aktéra je k dispozici v
Prohlížeči kontaktu, v kartě Finance / Párovatelné doklady.
Příbuzná témata:
