Dialog Adresáti zásilky

Tento dialog je určen k sestavení seznamu adresátů určité zásilky. Jedná se o určení cílových elektronických adres a předpokládá se proto znalost problematiky elektronických adres kontaktu. Podrobnější kapitoly, které se této problematice věnují, jsou Využití elektronických adres při tvorbě zásilky, Určení výchozí elektronické adresy pro určité situace.

Tento dialog je zpravidla vyvolán z prohlížeče Zásilky, klepnutím na tlačítko Komu nebo V kopii nebo Slepá. Ať už bylo použito kterékoliv z použitých tlačítek, je možno pracovat i s ostatními "podseznamy". Tedy pokud například byl dialog otevřen tlačítkem Komu, lze následně určit i adresáty pro kopie.

Něco vám v dialogu chybí? Důvodem může být nastavený filtr. Podrobnější informace najdete níže, v popisu panelu nástrojů ve spodní části seznamu.

Základní části dialogu

Levá část dialogu představuje prostor, v němž vybíráte (zadáváte) adresy, které chcete použít. Lze použít jak adresy registrované v Kaskádě, tak i adresy volně zapsané, které Kaskáda nezná.
V pravé části jsou tři pole, která představují seznam adresátů ve skupinách Komu, Kopie, Slepá.
Ve střední části jsou tlačítka, která umožňují vkládat nebo odebírat do / ze seznamu adresy a to jak jednotlivě, tak formou vícenásobného výběru. To tlačítko, které je zobrazeno tučně, ukazuje na oblast, do které budou vkládány adresy v případě, že použijete poklepání myší nebo klávesu Enter na příslušné adrese. Pokud použijete k přesunu adres do cílového pole některé jiné než označené tlačítko, akce se provede a napříště bude toto tlačítko zobrazeno tučně a přesuny adres budou probíhat do tohoto pole.
V dolní části dialogu jsou vpravo tlačítka pro ukončení práce (uzavření dialogu) a také tlačítka pro práci s kontaktem a to jak pro otevření prohlížeče existujícího kontaktu napozicovaného v seznamu kontaktů, tak tlačítka pro vytvoření nového kontaktu (ta jsou v levém dolním rohu).

Podrobnější popis některých ovládacích prvků

Pole Vyberte kontakt

Toto pole není žádným způsobem spojeno s dalšími výběrovými prvky, které jsou zobrazeny pod ním. Uvádíme to proto, aby nevznikl mylný dojem, že zde můžete vybírat pouze kontakty ze zvolené složky. Ve skutečností zde můžete zadat libovolný kontakt evidovaný v Kaskádě, nebo mailovou adresu, která ani v Kaskádě evidována není.

Zadání adresy, která není v Kaskádě evidována

Neměl by to být nejčastější způsob odesílání, ale přesto někdy chcete odeslat zásilku na adresu, kterou v Kaskádě nemáte registrovanou. V tom případě napište do tohoto pole příslušnou e-mailovou adresu (a stiskněte Enter).

Výběr kontaktu

Můžete zde způsobem, který běžně v Kaskádě používáte, napsat jméno kontaktu, po napsání několika prvních písmen program doplní kompletní jméno (název) a vy můžete šipkami dolu a nahoru vybírat ze seznamu podobných jmen.

Druhou možností v rámci tohoto pole je výběrové tlačítko na jeho pravém okraji. Tím vyvoláte Vyhledávač a v něm můžete běžným způsobem vyhledat potřebný kontakt.

Jak vložit adresu do seznamu

Máte-li v poli vyhledán příslušný kontakt (nebo napsanou adresu neevidovanou v Kaskádě), stačí stisknout Enter nebo tlačítko pro přesun do cílového seznamu.

Pokud je zde adresa, která není evidována v Kaskádě, vloží jí program do cílového seznamu tak jak je,
pokud je zde vybrán některý kontakt, program do cílového seznamu vloží jeho výchozí adresu. Pokud má kontakt více než jednu adresu, zobrazí program dialog, který umožní výběr jedné z nich. Pro potvrzení výchozí adresy v tu chvíli stačí jediný stisk klávesy ENTER, ale je možno také určit jinou adresu než výchozí.

Strom Dostupné složky s kontakty

Ačkoliv toto pole na první pohled nevypadá jako strom složek, stačí stisknout tlačítko v jeho pravé části a rozbalí se skutečně plnohodnotný strom složek. Jsou zde větve Databox a Kontakty, což jsou dva možné typy složek, ve kterých se mohou vyskytovat kontakty.
Složka, kterou zde vyberete, ovlivní seznam kontaktů, který je zobrazen pod tímto polem. Chcete-li tedy například poslat e-mail všem organizacím, které máte zařazené ve složce Poslat týdenní aktuality, pak zvolte tuto složku a v seznamu se Vám zobrazí požadované kontakty. Pokud chcete zobrazit všechny kontakty bez ohledu na složky, vyberte ve stromě uzel Kontakty / Veškeré kontakty.

Zde je důležité uvědomit si, že pokud zvolíte veškeré kontakty, pak výchozí adresy zobrazené u jednotlivých kontaktů v seznamu budou jejich "základní", které nesouvisí s žádným propojením. Pokud ale zvolíte určitou složku a pokud jste v rámci této složky určili jiné výchozí adresy, budou použity (a zobrazeny v seznamu u jednotlivých jmen) právě tyto speciálně určené výchozí adresy. Jedná se o záležitosti popsané podrobně v kapitole Určení výchozí elektronické odesílací adresy pro určité situace.

Strom Seznam kontaktů (adres) ve složce

Seznam kontaktů, který obsahuje Organizace, Organizační jednotky a Osoby, je zde uveden (možná trochu netradičně) ve stromové struktuře. V základní formě zobrazení jsou však zobrazeny pouze základní řádky - pro každý kontakt jeden. Je zde uveden název a v závorce výchozí adresa, která bude použita, pokud tento kontakt označíte a provedete přenos do cílového pole.

Je zde však celá řad dalších možností.
Pokud klepnutím na znaménko + uzel rozbalíte zobrazí se další údaje. Jsou to:

další elektronické adresy příslušného kontaktu
jiné kontakty (pro osoby to budou organizace a pro organizace naopak osoby), které jsou s příslušným kontaktem propojeny, každý z těchto souvisejících kontaktů zde má dále uvedené elektronické adresy, které jsou registrovány u jejich vzájemného propojení

Můžete tedy vybrat některou z nestandardních adres uvedených u kontaktů a použít ji pro přesun do cílového seznamu.

Přesouvání položek do cílového seznamu však není jedinou činností, kterou zde můžete provádět. K dispozici je v tomto seznamu plovoucí menu, které umožňuje:

otevřít prohlížeč příslušného kontaktu
vytvoření nového kontaktu - prostřednictvím podmenu zvolíte, zda chcete vytvářet novou osobu nebo organizaci
nastavení příslušné adresy jako výchozí

Vidíte tedy, že určení výchozí adresy nemusíte provádět pouze v prohlížeči Kontaktu, ale také zde, v dialogu Adresáti zásilky ve chvíli kdy zjistíte, že toto nastavení potřebujete a chcete ho zachovat do budoucna.

Panel nástrojů ve spodní části seznamu

Ve spodní části seznamu je panel nástrojů s tlačítky, která ovlivňují zobrazovaný obsah seznamu.

Čtyři tlačítka nastavují omezení na typ elektronické adresy. Standardně je zde nastavena pouze e-mailová adresa. Je však možno zobrazit i telefonní čísla apod. V současnosti nejsou tyto další možnosti plně využity, přinejmenším faxová čísla však v dohledné době bude možno využít pro alternativní způsob odeslání zásilky formou faxu.
Volba Včetně prázdných
Umožňuje zobrazit i takové kontakty, u kterých není zadána žádná elektronická adresa. Je-li tato volba vypnuta a zobrazují se pouze takové kontakty, u kterých existuje elektronická adresa a které lze tedy použít jako adresáty. Někdy to může být matoucí. Zadáte kontakt, nezadáte mu elektronickou adresu a potom se divíte proč není v tomto seznamu kontaktu uveden. Zkuste v takovém případě přepnout volbu Včetně prázdných. Program si pamatuje nastavení z minulého použití dialogu.
Filtr
Po stisku tlačítka Filtr se zobrazí standardní filtrovací panel druhu kontakty, který umožňuje nastavit širokou škálu různých voleb pro filtrování. Je to silný nástroj pro situace, kdy potřebujete vybírat určitou množinu adresátů.

Seznamy adresátů zásilky v pravé části

Ve třech polí se seznamy adresátů v pravé části dialogu je k dispozici plovoucí menu s následujícími funkcemi:

Vymazat : vymaže z vybraného pole všechny adresy.
Prohlížeč kontaktu : otevře prohlížeč toho Kontaktu, kterému patří vybraná elektronická adresa.
Vložit adresy ze souboru : umožňuje vložit elektronické adresy z textového souboru. V souboru je třeba zapsat jednotlivé adresy pod sebe do řádků, jinými slovy co řádek to adresa.
Vložit adresy ze schránky : umožňuje vložit elektronické adresy ze schránky systému Windows. Do schránky je třeba vložit jednotlivé adresy pod sebe do řádků, tedy stejně jako při vkládání ze souboru.
Uložit adresy do souboru : umožňuje uložit elektronické adresy do textového souboru.
Uložit adresy do schránky : umožňuje uložit elektronické adresy do schránky systému Windows.
Storno : ukončí menu bez jakékoliv akce.

V seznamech adresátů zásilky (v tomto dialogu i přímo v prohlížeči zásilky) je podporován "multiselect" - tedy možnost označit najednou více položek a např. klávesou Delete je odstranit ze seznamu.

Příbuzná témata:

Práce s elektronickými adresami

Dialog Elektronické adresy Kontaktu