Dialog Výskyt elektronické adresy

Tato kapitola popisuje dialog Výskyt elektronické adresy, který zobrazuje seznam objektů (Zásilek popř. Kontaktů), ve kterých je daná elektronická adresa použita. Tato informace vám pomůže zejména při rozhodování o aktualizaci nebo mazání dané elektronické adresy.

Možnosti spuštění dialogu

Dialog Výskyt elektronické adresy můžete spustit z následujících míst:

Z plovoucího menu nad některou z elektronických adres v prohlížeči Kontaktu.
Z plovoucího menu nad některou z elektronických adres v dialogu Elektronické adresy kontaktu.

Horní panel

V horní části dialogu je panel, ve kterém jsou následující informační údaje.

Adresa - hodnota zvolené elektronické adresy.
Bližší popis elektronické adresy - vyjadřuje, zda se jedná o adresu u Kontaktu, u propojení apod.).
Poslední změna - informace o tom kdo a kdy provedl u dané adresy nějakou změnu.

Karty

Počet karet se v tomto dialogu může měnit, protože program zobrazuje jen ty karty, pro které má věcnou náplň.

Odesílatel zásilky

Tato karta obsahuje seznam zásilek, u nichž adresa figuruje v poli OD (Odesílatel zásilky).

Příjemce zásilky

Tato karta obsahuje seznam zásilek, u nichž adresa figuruje v poli Komu, V kopii nebo Slepá kopie (Příjemce zásilky).

Výskyt v dalších kontaktech

Tato karta zobrazuje seznam dalších kontaktů, u kterých se vyskytuje stejná adresa. Je to velmi užitečné v situaci, kdy chcete "zjednat pořádek" a zbavit se vícenásobně uvedených adres.

Zastupování

Tato karta je přístupná pouze v případě, že se jedná o interní adresu. Změnu zastupování je vhodné použít ve chvíli, kdy nějaký zaměstnanec firmy bude po delší čas mimo firmu a nebude tak moct reagovat na příchozí zásilky, které je nutné co nejdříve vyřídit. Díky tomuto dialogu je možné zvolit zástupce (a to jak konkrétního uživatel tak distribuční seznam), který bude o těchto zásilkách informován formou avíza.

Kdo a u koho smí provádět nastavení zastupování

přihlášený uživatel - změnu zastupování smí provádět pouze u své interní adresy,
administrátor mail-systému - změnu zastupování smí provádět u všech uživatelů.

Vytvoření nového zastupování

Otevřete tento dialog nad příslušnou interní elektronickou adresou, u které chcete provést zastupování.
Přepněte se do karty Zastupování
Klikněte na ikonu v panelu nástrojů.
Pomocí přepínače zvolte uživatele nebo distribuční seznam.
V editačním poli vyberte konkrétního uživatele nebo distribuční seznam, který bude po dobu vaší neptřítomnosti přijímat zásilky přicházející na tuto adresu (v případě distr. seznamu budou o zásilce informování všichni uživatelé distr. seznamu).
Pokud má být toto zastupování aktivní ihned po uložení, zaškrtněne pole Zastupování je aktivní (ve výchozím stavu je tato volba již zaškrtnuta).
Klikněte na tlačítko Uložit .

Pokud chcete vytvořit zastupování i pro dalšího uživatele nebo distribuční seznam, postup opakujte.

V levé části tohoto dialogu je seznam uživatelů, kteří jsou pověřeni zastupováním. Informační avízo o přijaté zásilce však bude chodit pouze těm uživatelům, u kterých je zastupování aktivní (je zaškrtnuto pole Zastupování je aktivní).

Zrušení zastupování

Ve chvíli, kdy se zaměstnanec jehož el. adresa je zastupována, přihlásí do Kaskády, program mu při prvním startu automaticky zobrazí informační okno s touto kartou Zastupování. Má tedy ihned přehled o tom, kteří uživatelé jsou ještě pověřeni zastupováním a je pouze na něm, zda toto zastupování zruší, nebo ho ješte ponechá aktivní.

Samotné zrušení zastupování provedete kliknutím na tlačítko 017_Smazat.ico(1 kb) Smazat zastupování v panelu nástrojů u příslušného uživatele

Zapnutí/vypnutí zastupování

V případě, že chcete zastupování pouze dočasně zapnout/vypnout, zaškrtněte/odškrtněte u příslušného uživatele volbu Zastupování je aktivní (tato možnost je vhodná ve chvíli, kdy plánujete v blízké budoucnosti obnovit aktivitu tohoto zastupování u příslušného uživatele - nemusíte tedy vytvářet nové zastupování).

Přehled o všech interních adresách, u kterých je nastaveno zastupování (a to aktivní i neaktivní), má administrátor uživatelů a skupin v "Konfiguraci uživatelů a skupin" na kartě Zastupování. Tam má také právo změnit stav aktivity daného zastupování.

V jakých případech se vytvoří informační avízo o přijaté zásilce

Zastupování funguje pouze v případě příchozích emailů z venku, tedu u těch zásilek, které na vstupu do Kaskády zpracovává mailer a zároveň jde o emaily na konkrétní adresu.

V případě, že příjemcem zásilky je distribuční seznam, pak zásilku dostanou všichni členové distribučního seznamu bez ohledu na zastupování. Nikdo jiný. Většinou distribuční seznam nebývá tvořen jednou osobou, na zásilku může reagovat další uživatel zařazený do distribučního seznamu a z toho důvodu není důvod vytvářet informační avízo zastupujícímu.

Pozor!!! Zastupování se netýká vnitřních zásilek či avíz.

Příbuzná témata:

Dialog Přiřazení el. adresy ke kontaktu

Práce s elektronickými adresami