Tvorba a evidence odeslaných upomínek plateb
Tento provozní scénář popisuje, jak lze v Kaskádě vytvořit a zaevidovat platební upomínku
v situaci, kdy my upomínáme dlužníky za neuhrazené platby po splatnosti.
- V Kaskádě u příslušného kontaktu jsou evidované vydané faktury, nebo jiné
párovatelné doklady s charakterem pohledávky.
- Daný kontakt má v kartě Platební kalendář jeden nebo
více záznamů s prošlým datem splatnosti.
- Existuje alespoň jedna šablona druhu komunikace,
která je určena pro tvorbu platebních upomínek (má nastavený Druh šablony na U).
- V kartě Platební kalendář daného kontaktu
je zvolena výchozí šablona pro tvorbu platební upomínky. Pokud zde šablona určena není, použije
program výchozí šablonu z globální konfigurace, kterou určil administrátor.
Nutnou podmínkou pro tvorbu platební upomínky je splnění všech bodů z předchozího odstavce.
Samotná tvorba platební upomínky je pak velice jednoduchá.
- Otevřete prohlížeč kontaktu jemuž chcete odeslat platební
upomínku.
- Na panelu nástrojů spusťte funkci Nová platební upomínka
(panel nástrojů /
Nový související
/ Nová platební upomínka).
- Vyplňte požadované údaje a objekt uložte, případně pokud nově vzniklá upomínka je druhu
Zásilka, pak ji odešlete.
- Propojení záznamu o komunikaci s platebním kalendářem
Záznam o komunikaci, který byl proveden dle
popisu v minulém odstavci, je nutno propojit s příslušnými záznamy v platebním kalendáři,
které jsou již po splatnosti.
Použijte v prohlížeči komunikace volbu . Tato volba je k dispozici ve všech třech prohlížečích.
Při záznamu upomínky můžete zvolit, zda
- jedná se o běžnou upomínku
Jde o takovou upomínku, v rámci které dlužník neslíbil provedení platby.
- jedná se o upomínku s příslibem platby
Tuto volbu použijte v případě, že dlužník slíbil provedení platby, prakticky to připadá
v úvahu pouze u telefonických hovorů.
Ať už jste zvolili jednu nebo druhou volbu, program
- Zaznamená odkaz na tuto komunikaci u těch řádků v platebním kalendáři příslušného
aktéra, které jsou po splatnosti.
- Nastaví datum poslední zaevidované upomínky.
- Nastaví datum, kdy se má opět odeslat další upomínka.
Poslední dva kroky jsou závislé na nastavení počtu dní
v konfiguraci účetnictví.
Poznámka: Pokud chcete příslib platby provést nikoliv ke všem řádkům po splatnosti,
ale pouze k některému z nich, postupujte dle následujícího odstavce.
- Záznam komunikace pouze ke zvolenému řádku v platebním kalendáři
Toto je méně obvyklá činnosti, při které se příslib platby netýká všech plateb po splatnosti, ale
pouze některé zvolené.
Zaevidování komunikace probíhá i v tomto případě stejně, ale liší se způsob záznamu do Platebního
kalendáře. Nelze použít v prohlížeči komunikace volbu ,
ale je nutno
- otevřít prohlížeč příslušného kontaktu (dlužníka),
- vstoupit do karty Platební kalendář,
- napozicovat si záznam, ke kterému chcete komunikaci zaznamenat,
- dvojklikem ve sloupci "Sl" (počet příslibů platby) vyvolat dialog Řádek platebního kalendáře,
- v dialogu kliknout na ,
- na této kartě kliknout na tlačítko Záznam příslibu platby,
- v dialogu Záznam o komunikaci zvolit nebo přímo zapsat číslo komunikace, kterou jste před tím vytvořili,
- dialog potvrdit tlačítkem OK.
- Pohled na zaevidované upomínky
Pohled na tyto informace je k dispozici v Platebním kalendáři, ať už do něho vstupujeme z
prohlížeče Kontaktu, nebo z
prohlížeče Dokladu či z
prohlížeče Bankovního účtu.
Ty řádky Platebního kalendáře, na které byla uskutečněna nějaká upomínka, případně příslib,
- jsou odlišené barevně,
- ve sloupci "Up" je uveden počet upomínek, případně ve sloupci "Sl" počet příslibů,
- dvojklikem na řádku lze otevřít dialog Řádek platebního kalendáře,
kde jsou detailní informace o příslušném řádku včetně historie.
Zde je tedy na první pohled zřejmé co a kdy bylo upomínáno a vy se můžete snadno rozhodnout, jak
dál postupovat.
Příbuzná témata:
