Před vlastním založením nové události je vhodné si připravit šablonu pro druh
Událost pojmenovanou např. Pravidelná firemní porada.
- V modulu Agenda ve stromečku složek klikněte na uzel Kalendář.
- Pokud již v kalendáři jste, zkontolujte, že jste ve svém kalendáři.
- V navigační ploše kalendáře se přepněte na den, kdy bude daná firemní porada probíhat.
- Klepněte pravým (sekundárním) tlačítkem myši v ploše kalendáře do místa v časové ose, od kdy
má daná porada začít a z plovoucího menu vyberte s přidržením klávesy Ctrl
příkaz
.
- Vyberte šablonu "Pravidelná firemní porada" a klikněte na tlačítko Zvolit.
- Program zobrazí prohlížeč Události v zadávacím (editačním) režimu.
- Upřesněte a vyplňte údaje v prohlížeči, tj.
- upřesněte Název události,
- upřesněte Začátek a Předpokládaný konec události,
- přepněte se na kartu Text sdílený a do textového pole napište předpokládaný program +
jakékoliv další potřebné komentáře,
- na panelu nástrojů klikněte na ikonu
Zobrazit kartu Účastníci,
- v kartě Účastníci přidejte do seznamu všechny účastníky, kteří se mají firemní porady
zúčastnit (po uložení události získávájí tito účastníci automaticky právo vidět tuto událost).
- Dokončete založení nové události kliknutím na tlačítko
Uložit
na panelu nástrojů.
- Proces schvalování / odmítání
Po založení nové události přijde všem účastníkům do jejich Inboxu
avízo s požadavkem o schválení této nové události. V kartě K avízu mohou pak jednotliví uživatelé tuto událost přijmout nebo
odmítnout.
Reakce jednotlivých uživatelů (účastníků) je možné sledovat v prohlížeči této události na kartě Účastníci.
Každý účastník si může na první kartě prohlížeče události do svého textu dělat poznámky
(v textu může mít odkaz na objekty, které z jeho pohledu s poradou souvisí, otázky k jednotlivým
bodům porady, atd.).
- Zapisovatel sedí u počítače a do sdíleného textu provádí zápis,
- původní text je tam také, zápis o průběhu a závěrech je prostě dalším pokračováním textu.
- Pokud je potřeba někomu oznámit výsledky (ať už byl/nebyl účastníkem), stačí avizovat
příslušný objekt (událost) s komentářem "viz.zápis ve sdíleném textu".
- Pokud uživatel nebyl účastníkem porady, tak má automaticky právo vidět poradu jen do té doby,
pokud ji má jako avízo v Inboxu. Má-li vidět poradu stále, je třeba mu u ní ručně příslušná práva nastavit.
Příbuzná témata:
