|
| Prohlížeč objektu | Prohlížeč Komunikace |
|
Prohlížeč Kontaktu slouží ke komplexní práci s Kontakty, tj. s Organizacemi, Osobami a Organizačními jednotkami. Prohlížeč druhu Kontakt je velmi častým "startovacím bodem" pro přístup k dalším informacím, protože Kontakty představují aktéry celé řady různých datových objektů. Velmi typické je to v oblasti obchodu, podpory zákazníků apod. Umožňuje zadávat, prohlížet a měnit základní kontaktní údaje, jako název, IČO a DIČ (VatNo) u Organizace, jméno, příjmení a tituly u Osoby nebo poštovní a elektronické adresy u všech druhů Kontaktů. Změny adresních údajů program zapisuje do historie událostí, odkud je pak čerpá při zobrazování a tisku adresy v různých jiných objektech, zejména Dokladech.
Řada standardních funkcí je k dispozici ve všech prohlížečích, tyto funkce jsou popsané v kapitole Prohlížeč objektu. Nepopisujeme je proto opakovaně u všech prohlížečů. Zde jsou popsány pouze funkce a vlastnosti, které k základní funkcionalitě přidává tento prohlížeč.
Tato první karta se liší v závislosti na druhu kontaktu a to:
Karta zobrazuje název, IČO a DIČ (VatNo), poštovní adresu a elektronické adresy Organizace.
Při zadávání DIČ můžete využít dvou způsobů:
Správně zadané a ověřené DIČ je důležité při vystavování dokladů ovlivňujících agendu DPH s přijatým plněním (např. přijaté faktury). Program při vystavení těchto dokladů provádí automatickou kontrolu platnosti DIČ (VatNo).
Pokud u organizace existují organizační jednotky, zobrazí se (v blízkosti poštovních adres) tlačítko s ikonou organizační jednotky, které slouží k rychlému přepnutí do karty Další se seznamem organizačních jednotek.
Karta zobrazuje jméno, příjmení, tituly, oslovení (podrobnější popis o využití tohoto údaje
je v kapitole Pošta běžná ), zkratku osoby, poštovní
adresu a elektronické adresy Osoby.
Dalším údajem je zkratka osoby, která slouží především k internímu rozlišení osob se stejnými jmény (ml., st., majitel, ...). Tato
zkratka je v seznamu kontaktů uvedena jako součást názvu objektu (kontaktu), aby bylo hned na první pohled zřejmé, o koho
jde. V některých místech, kde tento údaj nemá smysl (především v externích tiskových sestavách určených
pro instituty, úřady, ...), v názvu kontaktu nefiguruje. Změna tohoto údaje je mj. zaznamenávána
do historie objektu.
V případě, že je na této kartě zobrazen uživatel, smí jeho údaje editovat pouze administrátor uživatelů a skupin (má právo editovat všechny údaje), případně mzdová účetní (má právo editovat pouze některé údaje, potřebné pro mzdovou agendu).
Údaje na této kartě jsou podobné jako u organizace kromě možnosti zadávání vlastní právní identifikace (IČO, DIČ). Místo těchto údajů program zobrazuje název centrály (mateřské organizace). Podrobnější popis je v kapitole Organizační jednotka.
Při práci s poštovními adresami mějte na paměti, že pro komunikaci se subjektem,
který je součástí dané dceřinné firmy, není nutné vždy zakládat novou organizační jednotku.
V případě, že daný kontakt má více poštovních adres, pak využijte
dialogu Poštovní adresy kontaktu, který vyvoláte pomocí menu Objekt / Zobrazit
dialog Poštovní adresy, který obsahuje seznam poštovních adres daného kontaktu
a seznam výskytů (míst použití) právě napozicované poštovní adresy. Toto
místo je důležité hlavně tehdy, když se snažíte některou adresu smazat a program to odmítá,
protože adresa je někde použita.
Více informací o tom, kdy použít další poštovní adresu a kdy organizační jednotku je
v kapitole Kontakt.
Při práci s elektronickými adresami mějte na paměti, že je rozdíl mezi aktualizací a mazáním elektronických adres !
Pod poštovní adresou jsou důležité údaje "Standardní platnost mailů" a "Skupina vlastnící zásilku došlou od tohoto kontaktu", které jsou k dispozici i v kartě Další. Jedná se o stejná data, na první kartě jsou k dispozici proto, aby byly více "na očích".
Ve spodní části první karty je panel, který může alternativně zobrazovat související kontakty nebo webovou stránku Obchodního rejstříku (ARESu) nebo webovou stránku zobrazeného kontaktu. Přepínání mezi těmito variantami lze provést třemi způsoby:
Varianty zobrazení spodního panelu:
Panel v levé části zobrazí související objekty (pouze však druhu Kontakt), které jsou s daným kontaktem propojené nějakou vazbou (např. u organizace může být související objekt Osoba propojená vazbou "Osoba pracuje v organizaci" apod.).
V pravé části tohoto panelu jsou pak zobrazeny bližší informace o souvisejícím kontaktu. Tyto informace jsou rozděleny do tří karet:
Na této kartě můžete zadávat a editovat elektronické adresy. Zde je důležité si při zadávání uvědomit, že el. adresa, kterou sem zadáte je opravdu el. adresou, která představuje propojení mezi např. organizací a osobou. Může to být např. e-mailová adresa na konkrétního člověka do jeho zaměstnání.
Na této kartě můžete zadávat a editovat libovolný počet pracovních zařazení, která má např. příslušná Osoba v příslušné Organizaci apod. Podrobnější popis je v kapitole Karta Pracovní zařazení.
Na této kartě jsou zobrazeny vlastnosti daného propojení.
Poznámka:
V situaci, kdy nejsou využity organizační jednotky, a kdy osoby pracující v různých místech
jsou propojeny přímo s mateřskou organizací vazbou "Osoba pracuje v organizaci", je možné
zaznamenat místo jejich pracoviště v dialogu informace o propojení na
kartě Doplňující údaje.
Tento údaj je pak vidět v seznamu souvisejících osob za předpokladu, že administrátor v globální konfiguraci
v kartě Kontakty nastavil zobrazení tohoto sloupce.
Panel (v případě, že je vyplněna webová adresa na kartě Web) zobrazí webovou stránku daného kontaktu. V případě, že není webová adresa zadána, program zobrazí dialog, ve kterém můžete tuto webovou adresu zapsat a po uložení tlačítkem OK se již stránka zobrazí.
Tento režim zobrazení je možný pouze u kontaktu druhu Organizace, který umožní uživateli velmi snadno a rychle ověřit data svého obchodního partnera na internetových stránkách v různých registrech a následně pomocí clipboardu pak přenést některé údaje z webové stránky do editačních polí v prohlížeči. Kaskáda již po prvotní instalaci umožňuje volbu mezi dvěma systémy a to mezi Obchodním rejstříkem a systémem ARES. Doplnění dalšího systému (úplné webové adresy) je povoleno pouze vrcholovému administrátorovi v globálních konfiguracích na kartě Kontakty.
Kaskáda pro vyhledání organizace v příslušném registru (Obchodní rejstřík / ARES) použije přednostně IČO, pokud jste si jej již zadali, nebo název. Pokud tedy zadáváte novou organizaci a znáte její IČO, vyplňte jej jako první a poté vstupte do webové stránky Obchodního rejstříku / ARESu. Jestliže IČO neznáte vyplňte název, jestliže je název organizace složitější (složený z více slov) pak vyplňte tu část názvu, která je nejvíce charakteristická, nejlépe jedno jedinné slovo o kterém předpokládáte, že je podle něj možno organizaci vyhledat.
Panel zobrazí informaci o tom, zda je / není daný kontakt vedený v insolvenčním rejstříku. Kaskáda pro vyhledávání použije buď IČO v případě organizace, nebo RČ v případě fyzické osoby.
Insolvenční rejstřík (IR) je hlavním pilířem nové právní úpravy, která nabyla moci 1.ledna 2008. Jedná se o informační systém, jehož prostřednictvím je doručována většina soudních rozhodnutí. Je veřejně přístupný a jsou v něm zveřejňovány téměř v "přímém přenosu" veškeré důležité informace o všech insolvenčních řízeních. Nejen věřitelé a dlužníci, ale také kdokoliv další má prostřednictvím rejstříku přístup k informacím o průběhu řízení.
Tento režim umožňuje zobrazení informací pouze o tomto konkrétním kontaktu. V případě, že byste
chtěli ověřit všechny vaše obchodní partnery, bylo by v tuto chvíli nutné projít postupně jednoho
po druhém a to znamená spoustu času (v mnoha případech se může jednat o stovky či tisíce kontaktů).
I kdyby se Vám podařilo celý seznam projít, za týden už může být situace úplně jiná a vy tím pádem
musíte projít všechny kontakty ještě jednou, což je v praxi nemožné.
Proto je možné využít placené služby, kterou nabízí např. na stránkách
http://insolvence-info.cz/, kam
je možné si naimportovat seznam kontaktů prostřednictvím CSV souborů, který si z Kaskády můžete lehce
připravit pomocí Exportu tabulkových dat z Kaskády do diskového souboru.
Pozor, firma Pavel Černý - počítačové služby nemá s touto službou nic společného, proto záleží
pouze na Vás, zda si ji objednáte, nebo nikoliv.
Panel zobrazí pohled na mapu (http://www.mapy.cz) s detailní polohou právě zobrazené poštovní adresy daného kontaktu. V případě, že se mapa nezobrazí správně, může to být způsobeno chybně zadanou adresou u kontaktu nebo příslušný webový server danou adresu nezná. V obou případech nejde o chybu Kaskády :-). Kaskáda pouze zajistí předvyplnění adresy do vyhledávacího pole daného webového serveru. Pokud danou polohu nenajde správně, můžete libovolně danou adresu upravit ve vyhledávacím poli. Obvykle stačí z ulice vymazat u čísla popisného číslo za lomítkem apod.
Karta v levém panelu zobrazuje Kategorie Kontaktů, do kterých je Kontakt zařazen.
V pravém panelu jsou uvedeny informace o rekapitulaci obchodních informací .
Smlouvy jsou speciálním typem dokumentů a kromě této karty jsou k dispozici i v kartě Souvisí. Jde však o velice důležité informace, které si zaslouží speciální pozornost, proto jsou veškeré smluvní vztahy ať už jsou uzavřené nebo rozjednané s daným kontaktem, uvedeny v této samostatné kartě. Mohou to být běžné smlouvy o nájmu, ceníky, objednávky atd. V pravém panelu jsou zobrazeny bližší informace daného smluvního vztahu.
Karta zpřístupňuje další detailní informace o daném kontaktu a je rozdělena do dvou panelů.
Chování tohoto panelu je ovlivněno druhem kontaktu. Za každé situace je však k dispozici poznámka, do které je možné zapsat libovolný text o daném kontaktu s využitím formátovaného textu.
V případě že kontakt je Organizace, pak tento panel zobrazí v levé části i seznam organizačních jednotek.
Karta obsahuje důležité informace, které v mnoha případech zásadně ovlivňují chování Kaskády (např. standardní platnost mailů, variabilní symbol, apod.), případně některé tiskové sestavy. Více v kapitole Karta Různé (Registrace, ...).
Karta obsahuje důležité informace, které ovlivňují chování dokladů, případně některé tiskové sestavy. Více v kapitole Karta Parametry zákazníka.
Karta obsahuje seznam bankovních účtů daného kontaktu. Více v kapitole Karta Bankovní účty.
Jak již název napovídá, tato karta je zobrazena pouze v případě, že kontaktem je Organizace. Zvláštní postavení mezi Organizacemi mají banky a zdravotní pojišťovny. K rozlišení těchto organizací slouží právě tato karta, ve které můžete zatržením příslušného zaškrtávacího pole určit, zda daný kontakt (Organizace) je či není Bankou či Zdravotní pojišťovnou a také zadat další podrobné atributy, které s těmito specifickými organizacemi souvisí.
Na kartě Banky je nyní nově k dispozici tlačítko Kontakty s touto bankou, které do speciálního okna vypíše seznam těch kontaktů, jejichž účet uvidovaný v Kaskádě je veden právě u této banky.
Zde jsou soustředěny informace týkající se vztahu příslušného kontaktu k produktům.
Jde jak o statické údaje, např. prodejní nebo nákupní ceny jednotlivých produktů, jejich zařazení do ceníků apod., tak o dynamické informace např. aktuální stav objednaných produktů jak ze strany zákazníka, tak vůči dodavateli. Informace jsou rozděleny do čtyř dílčích karet.
Tato karta je přístupná pouze v případě, že máte v globální konfiguraci na kartě Kontakty zaškrtnutou volbu "Rozšířená podpora evidence předmětů u kontaktů".
Karta obsahuje seznam všech předmětů, které daný kontakt vlastní. Mohou to být předměty, které máme od daného kontaktu (dodavatele) zakoupené, ale fyzicky jsou ještě u daného dodavatele (není vystaven dodací list přijatý), nebo předměty, které jsme danému kontaktu prodali a vydali ze skladu (fyzicky si tento předmět odběratel převzal).
Na kartě Platební kalendář jsou zobrazeny položky předpokládaných nebo již dříve uskutečněných plateb určitých dokladů, u kterých je příslušný kontakt aktérem. Dále je zde možné sledovat a evidovat upomínky plateb po splatnosti.
Pokud je tato karta součástí prohlížeče vlastní organizace, jsou zde zobrazeny položky všech předpokládaných nebo již dříve uskutečněných plateb. K dispozici je i filtrovací panel, ve kterém je možné určit konkrétního aktéra, bankovní účet, párovatelný doklad, atd. a tím omezit množinu dokladů.
Karta Finance obsahuje tři dílčí karty.
Karta zobrazuje pohodlný přehled závazků a pohledávek (párovatelné doklady)
ke konci dílčího účetního období zvoleného v combu nad seznamem dokladů.
Karta zobrazuje rekapitulaci částek na finančních účtech (tj. účetnictví, nikoliv bank. účty) z dokladů ve zvoleném období, u nichž je tento kontakt uveden jako aktér.
Karta Provize je k dispozici pouze v případě,
že v globální konfiguraci na kartě Kontakty máte
zapnuté sledování provizí.
Karta zobrazuje přehled provizí, které náleží příslušnému kontaktu na základě údajů v
dodacích listech (realizátor, prodejce, sazby provize...)
nebo vydaných fakturách jejichž řádky se odkazují na dodací listy.
Tato karta obsahuje dvě podkarty:
Web
U každého kontaktu může být zaznamenána adresa webových stránek příslušící danému kontaktu. Karta Web umožňuje zobrazení stránek, pokud je platná webová adresa v horní části karty zadána. Výhodou tohoto zobrazení je to, že nemusíte pro přístup k internetovým informacím dané organizace spouštět jiný SW (Internet Explorer, Firefox, Opera atd.). Prostřednictvím této karty máte přímo v prohlížeči kontaktu zpřístupněnou řadu informací o dané organizaci, které nemusíte sami udržovat ve své databázi a přitom jsou vždy pohodlně při ruce.
Pokud v prohlížeči kontaktu v kartě Souvisí propojíte více dokumentů typu URL, které s daným kontaktem nějak souvisí, pak bude možné tyto URL adresy zobrazit i na této kartě, volbou z nabídky comba Web. Velmi snadno tak lze přistupovat i k více webovým adresám, souvisejícím s tímto kontaktem.
Obrázek
Karta zobrazuje obrázek, pokud byl k danému Kontaktu nějaký vložen.
(Viz 
Karta Administrace je dostupná (u druhu Osoba nebo Uživatel) pouze administrátorovi uživatelů a skupin, který zde může danému uživateli nastavit celou řadu vlastností, přístupových práv, preferencí apod.
Z menu Objekt /
Umožňuje vložit obrázek ke Kontaktu. Po spuštění činnosti program zobrazí dialog Otevřít pro výběr obrázku v některém ze standardních formátů (JPG, GIF, BMP,...) uloženém na disku. Po vyhledání obrázku a potvrzení výběru klepnutím na tlačítko Otevřít program obrázek uloží a dále ho bude zobrazovat na kartě Obrázek. Tímto způsobem můžete k Osobě vložit její fotografii, k Organizaci její logo, fotografii provozovny apod.
Umožňuje editovat obrázek uložený u Kontaktu.
Slouží při řešení duplicity Kontaktů stejného druhu (dvou Osob nebo dvou Organizací) pro sloučení jejich dat do jediného záznamu. To je součást péče o unikátnost Kontaktů, uživatel provede toto sloučení prostřednictvím vyvolaného dialogu Sloučit s kontaktem.
Umožňuje změnit organizaci na osobu nebo organizační jednotku a obráceně. Samozřejmě při změně organizace na osobu se ztrácí informace o IČO, DIČ apod., při opačném směru dochází ke ztrátě např. rodného čísla ....
Jde o funkci, která je sice užitečná, ale měla by být používána velmi zřídka, vždy raději před vytvořením kontaktu pečlivě zvažte, zda se jedná o organizaci, osobu nebo organizační jednotku a od začátku použijte správný druh objektu.
Spuštěním této činnosti se přepnete na kartu Finance.
Je-li v prohlížeči zobrazena banka, pak po volbě této činnosti program zobrazí dialog Kurzovní lístek zobrazené banky, který slouží k práci s kurzy cizích měn vyhlášených jednotlivými obchodními bankami nebo centrální bankou.
Zobrazí dialog pro nastavení přístup do systému, změnu hesla, nastavení přístupových práv a preferencí.
Tato činnost, kterou je možné spustit pouze pro Osoby, umožňuje vytvořit z Osoby Organizaci. To je potřeba zejména tehdy, když soukromá osoba, kterou máte mezi Osobami je samostatně výdělečně činná. V této situaci záznam dané osoby jak Osoby slouží pro evidenci těch skutečností, které mají soukromý charakter. Je-li třeba evidovat také obchodní skutečnosti, pak je možné pomocí této činnosti vytvořit podle Osoby Organizaci a věci obchodního rázu evidovat na ni. Pro danou osobu pak budete mít dva záznamy - původní mezi Osobami a nový mezi Organizacemi.
Po spuštění činnosti se program zeptá na IČO. Když zadáte IČO, program zkontroluje, zda již neexistuje jiná organizace se stejným IČO. Program také kontroluje, zda již není zadána Organizace se stejným názvem. Pokud ano, nabídne vám možnost zobrazit tuto Organizaci v prohlížeči. Dále program zobrazí prohlížeč Organizace s vyplněnými údaji, které lze dále upravovat a doplňovat.
Z menu Objekt jsou dále dostupné následující funkce:
Tato funkce zobrazí jednoduché okno s výchozí elektronickou adresou.
Tato funkce zobrazí dialog Elektronické adresy kontaktu, který slouží k práci s těmito adresami.
Z menu Zobrazení jsou dále dostupné následující funkce:
Tato funkce provede přepnutí dolního panelu, ve kterém jsou standardně zobrazeny související osoby, webová stránka Obchodního rejstříku / ARESu a dále pak na webová stránka daného kontaktu.
Tato funkce je užitečná v situaci, kdy potřebujete vědět o daném kontaktu co nejvíce ověřených informací.
Pokud vám nestačí zabudované funkce, které Kaskáda poskytuje (Obchodní rejstřík / ARES), pak může vrcholový administrátor v Globální konfiguraci nastavit jinou adresu některého z existujících registrů.
Z panelu nástrojů po rozbalení nabídky 
Tato funkce založí nový objekt druhu komunikace (e-mail, běžnou poštu papírovou
nebo hovor), podle nastavené výchozí šablony pro platební upomínku nastavenou v
kartě Platební kalednář.
V takto vytvořeném objektu pak můžete pomocí funkce Objekt / (Zásilka / Pošta běžná (papírová) / Hovor) /
Záznam upomínky plateb evidovat odeslané upomínky plateb.
|
| Prohlížeč objektu | Prohlížeč Komunikace |
|