|
| Prohlížeč Komunikace | Prohlížeč Hovoru |
|
Tento prohlížeč slouží k práci s veškerými druhy Zásilek. Druh Zásilka představuje takové formy komunikace, které jsou přenášeny elektronickou cestou od odesílatele k adresátovi. Jde především o e-maily, faxy a sms zprávy.
Tento prohlížeč vlastně představuje to, co bývá běžně označováno jako e-mailový klient.
Je to tedy prostředek pro:
Narozdíl od e-mailového klienta obecného poštovního softwaru (Outlook, GroupWise, PegasusMail,...), které vždy pracují mimo váš firemní informační systém (ačkoliv nabízí určité formy částečné integrace), v Kaskádě je prohlížeč zásilky jedním z mnoha prohlížečů a disponuje veškerými možnostmi, které Kaskáda nabízí.
Řada standardních funkcí je k dispozici ve všech prohlížečích, tyto funkce jsou popsané v kapitole Prohlížeč objektu. Nepopisujeme je proto opakovaně u všech prohlížečů. Zde jsou popsány pouze funkce a vlastnosti, které k základní funkcionalitě přidává tento prohlížeč.
Uvědomte si, prosím, že ačkoliv Kaskáda nabízí funkce pro odesílání a příjem Zásilek (e-mailů) a prohlížeč Zásilky je v podstatě stejný jako většina e-mailových klientských programů, nejedná se o klasický e-mailový systém. E-maily jsou součástí celého informačního systému, a proto jsou zde různé prvky a způsoby chování, které v běžném e-mailovém systému nejsou obvyklé.
Nelze proto předpokládat, že na základě znalosti nějakého obecného e-mailového systému, zvládnete
zcela automaticky bez přemýšlení a bez absorbování alespoň základních informací o Kaskádě všechny
potřebné činnosti.
Není to obecný e-mailový systém, je to firemní informační systém s vysokou
přidanou hodnotou ve smyslu vzájemného propojování a sdílení informací.
Stisknout klávesu F1 v počátcích své práce s Kaskádou je opravdu minimální daň za veškeré možnosti, které Vám usnadní práci.
Následující funkce naleznete v menu Objekt nebo také na panelu nástrojů.
OdeslatTato funkce odešle rozpracovanou Zásilku. Funkce je aktivní pouze u rozpracované Zásilky.
V případě, že je v prohlížeči zásilky v menu Zobrazení / Při odeslání potvrdit volby
zaškrtnuta volba Při odesílání zásilky potvrdit volby v dialogu, pak
se při odeslání zásilky zobrazí malý dialog Odeslání zásilky,
prostřednictvím kterého můžete určit, zda v odesílaném e-mailu zachovat
diakritiku. Týká se to pouze e-mailu odesílaného do vnějšího světa, uživatelé Kaskády (pokud
jsou adresáti tohoto e-mailu) uvidí e-mail ve stejné podobě, v jaké jste jej vytvořili.
Pokud je Zásilka určena nejen uživatelům Kaskády (na jejich vnitřní adresy), ale je adresována
i do vnějšího světa, zobrazí se následně Zásilka ve složce Komunikace / Zásilky k odeslání (případně
podsložka odpovídající distribučnímu seznamu, jestliže byla Zásilka odesílána jménem příslušného distribučního
seznamu). Zde je Zásilka zobrazena pouze krátce a to do okamžiku, kdy Kaskáda řádně Zásilku předala SMTP
serveru. Pokud zde Zásilka zůstává zobrazena delší dobu, znamená to, že nedošlo k jejímu předání
a je potřeba požádat správce o řešení problému.
Při odesílání zásilky s přílohami Kaskáda ověřuje, zda není právě některá příloha jiným programem otevřena.
Pokud ano, oznámí to a odmítne zásilku odeslat. Je nutno uvědomit si, že až do okamžiku odeslání zásilky, je
externí soubor (příloha) stále pouze "registrován" a až v okamžiku odeslání se kopíruje do databáze a odesílá.
Při odesílání zásilky, která má být digitálně podepsaná,
Kaskáda ověřuje existenci certifikátu v operačním systému a pokud není k dispozici, oznámí to a
zásilku odmítne odeslat.
Znovu odeslatU Zásilek, které již byly odeslané a u nichž je přihlášeného uživatele možno považovat za odesílatele (odeslal Zásilku svým jménem nebo jménem distribučního seznamu, jehož jménem smí odesílat) je k dispozici tato funkce Znovu odeslat. Ta umožňuje vytvořit novou Zásilku jakožto kopii té Zásilky v níž funkci spouštíte. Nová Zásilka bude mít stejný obsah i seznam adresátů. Bude to však skutečně nová Zásilka s novým okamžikem odeslání, můžete i opravit její obsah, adresáty apod. Jedná se o vytvoření nové Zásilky kopií Zásilky existující. V prohlížeči této nové Zásilky v kartě Souvisí se automatická vazba na původní Zásilku neprovede. Ani u původní Zásilky nelze zjistit, že ji někdo znovu odeslal. Vytvoříte-li takto novou upravenou Zásilku, doporučujeme původní zásilku smazat.
OdpovědětTato funkce vytvoří novou Zásilku jako odpověď na aktuálně zobrazenou Zásilku.
Funkce je dostupná pouze pro Zásilky, u kterých je přihlášeného uživatele možno považovat za příjemce
(je adresována přímo jemu nebo distribučnímu seznamu, jehož je členem).
Při vytváření nové Zásilky jako odpověď na aktuálně zobrazenou Zásilku Kaskáda nenabídne volbu
šablony.
V nově vytvořené Zásilce, určené jako odpověď, je obsažen původní text s nadepsáním adresy
odesílatele a datumu, kromě toho jsou v Zásilce již nastaveni adresáti (buďto pouze
odesílatel nebo i příjemci - podle odpovědi na dialog při spuštění této funkce).
Pokud odpovídáte na zásilku, která byla směřována na distribuční seznam, pak pokud je to možné
a nastavení distribučního seznamu to umožňuje
(smí odesílat jménem distribučního seznamu),
bude pro odeslání odpovědi jako odesílací adresa použita adresa tohoto distribučního seznamu.
Mezi takto vytvořenou Zásilkou a původní Zásilkou, na kterou je odpovídáno, vytvoří Kaskáda
automaticky propojení a Zásilky tedy budou vzájemně viditelné v kartě Souvisí.
U zásilky, na kterou již bylo alespoň jednou odpovězeno, se změní barva horního panelu s
hlavičkovými údaji na zelenou a v seznamu
zásilek bude uveden počet odpovědí. Pomůže to v orientaci, zda bylo na příslušnou zásilku již odpovězeno.
PřeposlatTato funkce vytvoří novou Zásilku, ve které bude jako příloha vložena ta Zásilka,
z které funkci Přeposlat spouštíte. Stejného výsledku lze dosáhnout i jinými cestami, neboť
Zásilku (nebo i více Zásilek) lze přikládat jako přílohy jiných Zásilek.
Funkce je dostupná pouze pro již odeslané nebo přijaté Zásilky, u kterých lze přihlášeného
uživatele považovat za příjemce nebo odesílatele (přijal nebo odeslal svým jménem nebo jménem
distribučního seznamu jehož je členem).
Upozornění
Mechanismus přeposílání je sice uživatelsky pohodlný, ale z hlediska přehlednosti informací není právě ideální.
Původní Zásilka je "zabalena" do nové Zásilky, propojení na různé objekty je tedy vidět až po
otevření této "zabalené" Zásilky.
V případě, že v konfiguraci mail-systému není zaškrtnuta volba
Uvnitř firmy podporovat vedle postoupení i přeposlání a pokusíte se přeposlat
Zásilku pouze na nějakou interní adresu (uvnitř firmy), Kaskáda přeposlání
Zásilky nedovolí. Pokud je potřeba uvnitř firmy Zásilku někomu postoupit je vhodnější použít
funkci Postoupit (viz. dále) nebo avizovat tak jako každý jiný objekt, který lze v rámci Kaskády
avizovat, za předpokladu, že tuto možnost administrátor v
konfiguraci mail-systému nezakázal.
Postoupit
Zásilku lze postoupit pouze uživatelům Kaskády nebo distribučnímu seznamu, jejichž výběr provedete v
dialogu Postoupit mail po spuštění funkce Postoupit. Postoupení
znamená, že další subjekt (uživatel nebo distribuční seznam) bude považován za příjemce,
Zásilka bude zobrazena v jeho složce Přijaté Zásilky a také podle příslušných pravidel
avizována v Inboxu. Uživatel. Postoupením také dostává právo se zásilkou plnohodnotně
pracovat, tedy ji může dále postupovat, odpovídat na ni, atd. Stále půjde o stejnou Zásilku se
všemi jejími propojeními, příjemce tedy nebude mít zbytečně Zásilku "zabalenou" do jiné Zásilky,
jak by tomu bylo v případě Přeposlání (viz výše).
Funkce Postoupit je v Kaskádě využita také k postoupení nedoručitelných Zásilek tomu, komu její zpracovatel
Zásilku chce postoupit. Pokud uživatel, který zpracovává nedoručitelné Zásilky, otevře takovouto
nedoručitelnou Zásilku, je tučně červeně zobrazen název pole Komu u pole pro seznam příjemců.
Dvojklikem na tento název pole lze spustit funkci Postoupit, určit zde příjemce, nastavit zaškrtávací pole,
které rozhoduje o ponechání/neponechání Zásilky ve vlastní schránce a volbu potvrdit.
Postoupit zásilku lze témuž příjemci vícekrát než jednou. Je to trošku "švindl", druhé a další postoupení je ve
skutečnosti běžným avízem, ale uživatel to nemusí řešit, použije
prostě funkci "Postoupit" a program se postará o to, jak se zachovat (poprvé postoupí, potom již pouze avizuje).
V případě, že je v konfiguraci mail-systému zaškrtnuta
volba Uvnitř firmy podporovat vedle postoupení i přeposlání, bude automaticky při
přeposlání zásilky (viz. výše) použita volba Postoupit.
Upřesnit odesílateleTato funkce je k dispozici pouze pro takové Zásilky přijaté z internetu, u kterých nebylo možno v okamžiku příjmu jednoznačně určit odesílatele. Při vyvolání této funkce program zobrazí buďto
Tato funkce je dostupná nejen z menu Objekt / Zásilka "název_zásilky" / Upřesnit odesílatele, ale také dvojklikem na titulek pole Od, pokud je zobrazen červeně, to je v případě, kdy spuštění této činnosti má smysl.
Podobná činnost je k dostupná i v konfiguraci mail-systému v kartě Odmítnuté zásilky (spamy).
Vrátit zásilku do konceptůTato funkce je k dispozici pouze pro takové Zásilky, u kterých došlo během odesílání
k nějaké chybě, nebo nedošlo k jejich odeslání z jiných důvodů (např. neběžel odesílací démon).
Takovéto zásilky pak zůstávají ve složce K odeslání a odesílací démon se je snaží neustále
zpracovávat. Přitom dochází neustále ke stejným chybám a odesílání se nedaří.
Touto činností docílíte smazání zásilky ze složky K odeslání a přeřadíte ji do složky Koncepty
zásilek, kde ji pak můžete libovolně upravit, nebo smazat.
Tato funkce je dostupná pouze u konceptu, tedy u rozpracované zásilky pro toho uživatele, který ji smí editovat. Při vyvolání této funkce program zaznamená k zásilce takový limit, který má příslušný uživatel přidělen administrátorem (viz. karta administrace uživatele). Bližší popis této problematiky je uveden v kapitole Mail-systém v Kaskádě
Pokud je zásilka odpovědí na nějakou předchozí (ta zase mohla být odpovědí, ...), může dát
uživatel pohodlně pokyn k odstranění "série předchůdců". Tato možnost je také k dispozici
jako zaškrtávací pole v dialogu při odeslání zásilky.
Po spuštění této funkce program otevře dialog Odstranit předchozí zásilky,
ve kterém lze zaškrtnout všechny nebo pouze některé předchozí zásilky, které si přejete smazat.
Smazání zásilek potvrdíte kliknutím na tlačítko OK.
U přijatých faxů je v prohlížeči zásilky povolena editace názvu a tím je umožněno přidělit zásilce smysluplný a vypovídající název, který umožní pohodlnou orientaci v seznamu zásilek bez nutnosti otevřít zásilku a dívat se na obsah.
Tato funkce je dostupná v menu Nástroje a smí ji použít pouze administrátor. Spouštět tuto funkci má význam u zásilky, se kterou jsou nějaké problémy během odesílání zásilky, cyklicky se nedaří její odeslání ...
Použitím této funkce alespoň zamezíte dalším pokusům o odeslání.
Tato funkce je dostupná v menu Objekt a otevírá dialog Výskyt elektronické adresy, který zobrazuje seznam objektů (zásilek), ve kterých adresa odesílatele použita.
Tuto funkci spustíte klávesovou zkratkou Ctrl + X. Stejného efektu dosáhnete změnou dflt. charsetu v kartě Možnosti. Tato činnost má smysl pouze tehdy, když je nějaký problém se zobrazením příchozí zásilky a uživatel chce zkusit různé výchozí znakové sady. Tato akce je dostupná, pokud
Prohlížeč Zásilky má oproti standardnímu prohlížeči modifikované menu pro odstraňování objektu. Funkce
Odstranit z mého Inboxu - volbu program nabízí u přijatých zásilek
zařazených v Inboxu, přitom ale nezáleží na tom, zda jste zásilku otevřeli z Inboxu nebo z jiného místa,
Odstranit z mých přijatých zásilek - volbu program nabízí u přijatých
zásilek a pokud ji použijete, smaže také propojení s Inboxem,
Odstranit z mých odeslaných zásilek - volbu program nabízí u odeslaných zásilek
Odstranit z těla zásilky přílohy - volbu program nabízí u odeslaných i přijatých zásilek
s alespoň jednou přílohou.Pokud je zásilka v takovém stavu, který umožňuje upřesnění odesílatele (titulek OD: je červeně), pak se v menu Soubor / Odstranit nebo na panelu nástrojů zpřístupní položka menu Odstranit jako SPAM, která obsahuje funkce:
Použitím této funkce se do karty Antispamová ochrana zapíše filtrovací podmínka na příchozí zásilky, jejíž typ bude Adresa odesílatele je, do hodnoty se zapíše celá adresa uvedená v přijaté zásilce a akce podmínky bude Odmítnout.
Použitím této funkce se do karty Antispamová ochrana zapíše filtrovací podmínka na příchozí zásilky, jejíž typ bude Adresa odesílatele končí, do hodnoty se zapíše vše, co je za znakem @ v adrese přijaté zásilky a akce podmínky bude Odmítnout.
V obou případech program zkontroluje, zda nově vytvořená podmínka již neexistuje, přitom:
O nově vytvořených antispamových podmínkách včetně jména autora této podmínky, je každý den při prvním spuštění Kaskády informován administrátor mail-systému.
Nejedná se v pravém smyslu o kartu, ale spíše o prostor pod panely nástrojů, který obsahuje informace o odesílateli a adresátech (v členění Komu, V kopii, Slepá kopie) a také pole Věc.
Jednotlivé položky jsou podrobněji popsány v kapitole Karta Hlavičkové údaje zásilky.
Karta Zásilka slouží k práci s vlastním textem Zásilky a s jejími přílohami.
V případě přijaté Zásilky není možno tyto údaje ovlivňovat, naopak při vytváření nové Zásilky zde píšete vlastní obsah a případně přikládáte přílohy.
Při vytváření nové Zásilky věnujte dostatečnou pozornost problematice formátovaného textu, především u Zásilek, které odesíláte mimo firmu je potřeba vědět, jak a za jakých podmínek se může zobrazovat zásilka jejímu příjemci.
V dolní části karty Zásilka je oblast pro práci s přílohami. U přijaté zásilky jsou zde přílohy, které vytvořil odesílatel a lze je otvírat, ukládat na disk, apod., u rozpracované zásilky (konceptu) zde má tvůrce možnost přílohy přikládat. Mohou to být jak diskové soubory, tak objekty Kaskády.
Karta Souvisí je součástí všech prohlížečů a obvykle se o ní v popisu uživatelského rozhraní již nezmiňujeme. V případě zásilky se jedná o výjimku potvrzující pravidlo a tato "výjimka" je popsána v samostatné kapitole Karta Souvisí.
Na této kartě můžete v případě vytváření nové Zásilky nastavovat parametry pro odeslání, jako je formát textu, podmínky pro okamžik odeslání nebo požadavek oznámení otevření příjemcem, nastavit příznak digitálně podepsané zásilky, apod.
U všech Zásilek (odeslaných i přijatých) je zde také možno evidovat souvislosti této Zásilky a také třeba tuto Zásilku prohlásit za obchodní příležitost.
Bližší informace jsou k dispozici v kapitole Karta Možnosti
Tato karta je k dispozici pouze v případě vytváření zásilky v HTML formátu a slouží k
Standardní chování programu je takové, že z HTML textu automaticky (po uložení zásilky) vyrobí prostý text, který může uživatel upravit. Proto je nutné nejdříve napsat nebo upravit HTML-text a zásilku uložit.
Doporučený postup práce
POZOR: Pokud zaškrtávací pole pro automatickou synchronizaci znovu zaškrtnete, program opět vygeneruje nový prostý text a o ten upravený definitivně přijdete. Proto úpravu prostého textu provádějte až ve chvíli, kdy jste si jisti, že v HTML text nebudete dělat žádné změny. Jinak se může stát, že budete mít nesoulad mezi obsahem HTML textu a obsahem prostého text, nebo že přijdete o upravený prostý text.
Tato karta není zobrazena trvale, ale můžete si jí kdykoliv zobrazit zaškrtnutím položky menu Zobrazení / Karty (záložky) / Zobrazit kartu "Přehled adresátů". Na této kartě je v tabulkové podobě zobrazen seznam adresátů dané zásilky. Kromě toho je zde k dispozici sloupeček Přečteno, který zobrazuje informaci o datu a času příjmu dané zásilky příslušného adresáta. Tato informace se však zobrazí pouze v případě, že jste při odeslání zásilky zaškrtli volbu Příjemce má potvrdit přijetí této zásilky.
Kromě standardních způsobů založení nového datového objektu můžete novou Zásilku založit:
K dispozici jsou i klávesové zkratky pro vytvoření nové Zásilky:
|
| Prohlížeč Komunikace | Prohlížeč Hovoru |
|