Prohlížeč druhu Zásilka note_blue.jpg(995 b)

Tento prohlížeč slouží k práci s veškerými druhy Zásilek. Druh Zásilka představuje takové formy komunikace, které jsou přenášeny elektronickou cestou od odesílatele k adresátovi. Jde především o e-maily, faxy a sms zprávy.

Tento prohlížeč vlastně představuje to, co bývá běžně označováno jako e-mailový klient.

Je to tedy prostředek pro:

Narozdíl od e-mailového klienta obecného poštovního softwaru (Outlook, GroupWise, PegasusMail,...), které vždy pracují mimo váš firemní informační systém (ačkoliv nabízí určité formy částečné integrace), v Kaskádě je prohlížeč zásilky jedním z mnoha prohlížečů a disponuje veškerými možnostmi, které Kaskáda nabízí.

Řada standardních funkcí je k dispozici ve všech prohlížečích, tyto funkce jsou popsané v kapitole Prohlížeč objektu. Nepopisujeme je proto opakovaně u všech prohlížečů. Zde jsou popsány pouze funkce a vlastnosti, které k základní funkcionalitě přidává tento prohlížeč.

Poznámka ke způsobu práce se Zásilkami

Uvědomte si, prosím, že ačkoliv Kaskáda nabízí funkce pro odesílání a příjem Zásilek (e-mailů) a prohlížeč Zásilky je v podstatě stejný jako většina e-mailových klientských programů, nejedná se o klasický e-mailový systém. E-maily jsou součástí celého informačního systému, a proto jsou zde různé prvky a způsoby chování, které v běžném e-mailovém systému nejsou obvyklé.

Nelze proto předpokládat, že na základě znalosti nějakého obecného e-mailového systému, zvládnete zcela automaticky bez přemýšlení a bez absorbování alespoň základních informací o Kaskádě všechny potřebné činnosti.
Není to obecný e-mailový systém, je to firemní informační systém s vysokou přidanou hodnotou ve smyslu vzájemného propojování a sdílení informací.

Stisknout klávesu <F1> v počátcích své práce s Kaskádou je opravdu minimální daň za veškeré možnosti, které Vám usnadní práci.

Činnosti s objektem

Následující funkce naleznete v menu Objekt nebo také na panelu nástrojů.

Mail_send.ico(1 kb)

Odeslat

 

Tato funkce odešle rozpracovanou Zásilku. Funkce je aktivní pouze u rozpracované Zásilky a lze ji vyvolat také pomocí klávesové zkratky <Ctrl+Enter>.
V případě, že je v prohlížeči zásilky v menu Zobrazení / Při odeslání potvrdit volby zaškrtnuta volba Při odesílání zásilky potvrdit volby v dialogu nebo pokud máte toto nastavení zapnuto pro všechny zásilky v uživatelských preferencích, pak se při odeslání zásilky zobrazí malý dialog Odeslání zásilky, prostřednictvím kterého můžete určit, zda v odesílaném e-mailu zachovat diakritiku. Týká se to pouze e-mailu odesílaného do vnějšího světa, uživatelé Kaskády (pokud jsou adresáti tohoto e-mailu) uvidí e-mail ve stejné podobě, v jaké jste jej vytvořili.
Pokud je Zásilka určena nejen uživatelům Kaskády (na jejich vnitřní adresy), ale je adresována i do vnějšího světa, zobrazí se následně Zásilka ve složce Komunikace / Zásilky k odeslání (případně podsložka odpovídající distribučnímu seznamu, jestliže byla Zásilka odesílána jménem příslušného distribučního seznamu). Zde je Zásilka zobrazena pouze krátce a to do okamžiku, kdy Kaskáda řádně Zásilku předala SMTP serveru. Pokud zde Zásilka zůstává zobrazena delší dobu, znamená to, že nedošlo k jejímu předání a je potřeba požádat správce o řešení problému.
Při odesílání zásilky s přílohami Kaskáda ověřuje, zda není právě některá příloha jiným programem otevřena. Pokud ano, oznámí to a odmítne zásilku odeslat. Je nutno uvědomit si, že až do okamžiku odeslání zásilky, je externí soubor (příloha) stále pouze "registrován" a až v okamžiku odeslání se kopíruje do databáze a odesílá.
Při odesílání zásilky, která má být digitálně podepsaná, Kaskáda ověřuje existenci certifikátu v operačním systému a pokud není k dispozici, oznámí to a zásilku odmítne odeslat.

Mail_send.ico(1 kb)

Znovu odeslat

 

U Zásilek, které již byly odeslané a u nichž je přihlášeného uživatele možno považovat za odesílatele (odeslal Zásilku svým jménem nebo jménem distribučního seznamu, jehož jménem smí odesílat) je k dispozici tato funkce Znovu odeslat. Ta umožňuje vytvořit novou Zásilku jakožto kopii té Zásilky v níž funkci spouštíte.
Nová Zásilka bude mít stejný obsah i seznam adresátů. Bude to však skutečně nová Zásilka s novým okamžikem odeslání, můžete i opravit její obsah, adresáty apod. Jedná se o vytvoření nové Zásilky kopií Zásilky existující.
V prohlížeči této nové Zásilky v kartě Souvisí se automatické propojení na původní Zásilku neprovede. Ani u původní Zásilky nelze zjistit, že ji někdo znovu odeslal. Vytvoříte-li takto novou upravenou Zásilku, doporučujeme původní zásilku smazat.

V situaci, kdy znovuodesíláte např. nějakou starší hromadnou zásilku, mohou být některé původní adresy nepoužitelné, přitom v databázi jsou již od doby předchozího odeslání tyto adresy zaktualizované (přepsané). Program proto při znovuodeslání poskytne uživateli dodaz, zda má tyto adresy přepsat a pokud ano, v seznamu příjemců dané zásilky je přepíše.

Mail_reply.ico(1 kb)

Odpovědět

 

Tato funkce vytvoří novou Zásilku jako odpověď na aktuálně zobrazenou Zásilku.

Dostupnost funkce je dána nastavením konfigurace Každý kdo vidí zásilku, smí na ní také odpovědět (jinak kontext. kontrola). Pokud v konfiguraci

  • je volba zaškrtnuta, pak
    kdokoliv, kdo má právo zásilku vidět, může na ní také odpovědět, ikdyž není příjemcem zásilky.

  • není volba zaškrtnuta, pak
    je funkce dostupná pouze pro Zásilky, u kterých je přihlášeného uživatele možno považovat za příjemce (je adresována přímo jemu nebo distribučnímu seznamu, jehož je členem).

Při vytváření nové Zásilky jako odpověď na aktuálně zobrazenou Zásilku Kaskáda nenabídne volbu šablony, pokud si uživatel nabídku šablon sám nevyžádá (viz. poslední odstavec u této činnosti).
V nově vytvořené Zásilce, určené jako odpověď, je obsažen původní text s nadepsáním adresy odesílatele a datumu, kromě toho jsou v Zásilce již nastaveni adresáti (buďto pouze odesílatel nebo i příjemci - podle odpovědi na dialog při spuštění této funkce).
Pokud odpovídáte na zásilku, která byla směřována na distribuční seznam, pak pokud je to možné a nastavení distribučního seznamu to umožňuje (smí odesílat jménem distribučního seznamu), bude pro odeslání odpovědi jako odesílací adresa použita adresa tohoto distribučního seznamu.
Mezi takto vytvořenou Zásilkou a původní Zásilkou, na kterou je odpovídáno, vytvoří Kaskáda automaticky propojení a Zásilky tedy budou vzájemně viditelné v kartě Souvisí.
U zásilky, na kterou již bylo alespoň jednou odpovězeno, se změní barva horního panelu s hlavičkovými údaji na zelenou a v seznamu zásilek bude uveden počet odpovědí. Pomůže to v orientaci, zda bylo na příslušnou zásilku již odpovězeno.

Pokud při kliknutí na tlačítko Odpovědět přidržíte klávesu <Ctrl>, zobrazí program dialog Volba předlohy pro výběr šablony zásilky, ze které se zkopíruje text do odpovědi.
V dialogu se seznamem šablon jsou k dispozici pouze zásilky se stejným formátem, jaký má zásilka na kterou odpovídáte.

Mail_forward.ico(1 kb)

Přeposlat

 

Tato funkce vytvoří novou Zásilku, ve které bude jako příloha vložena ta Zásilka, z které funkci Přeposlat spouštíte. Stejného výsledku lze dosáhnout i jinými cestami, neboť Zásilku (nebo i více Zásilek) lze přikládat jako přílohy jiných Zásilek. Funkce je dostupná pouze pro již odeslané nebo přijaté Zásilky, u kterých lze přihlášeného uživatele považovat za příjemce nebo odesílatele (přijal nebo odeslal svým jménem nebo jménem distribučního seznamu jehož je členem).
Upozornění
Mechanismus přeposílání je sice uživatelsky pohodlný, ale z hlediska přehlednosti informací není právě ideální. Původní Zásilka je "zabalena" do nové Zásilky, propojení na různé objekty je tedy vidět až po otevření této "zabalené" Zásilky.
V případě, že v konfiguraci mail-systému není zaškrtnuta volba Uvnitř firmy podporovat vedle postoupení i přeposlání a pokusíte se přeposlat Zásilku pouze na nějakou interní adresu (uvnitř firmy), Kaskáda přeposlání Zásilky nedovolí. Pokud je potřeba uvnitř firmy Zásilku někomu postoupit je vhodnější použít funkci Postoupit (viz. dále) nebo avizovat tak jako každý jiný objekt, který lze v rámci Kaskády avizovat, za předpokladu, že tuto možnost administrátor v konfiguraci mail-systému nezakázal.

Mail_reply.ico(1 kb)

Postoupit

 

Zásilku lze postoupit pouze uživatelům Kaskády nebo distribučnímu seznamu, jejichž výběr provedete v dialogu Postoupit zásilku po spuštění funkce Postoupit. Postoupení znamená, že další subjekt (uživatel nebo distribuční seznam) bude považován za příjemce, Zásilka bude zobrazena v jeho složce Přijaté Zásilky a také podle příslušných pravidel avizována v Inboxu. Uživatel. Postoupením také dostává právo se zásilkou plnohodnotně pracovat, tedy ji může dále postupovat, odpovídat na ni, atd. Stále půjde o stejnou Zásilku se všemi jejími propojeními, příjemce tedy nebude mít zbytečně Zásilku "zabalenou" do jiné Zásilky, jak by tomu bylo v případě Přeposlání (viz výše).
Funkce Postoupit je v Kaskádě využita také k postoupení nedoručitelných Zásilek tomu, komu její zpracovatel Zásilku chce postoupit. Pokud uživatel, který zpracovává nedoručitelné Zásilky, otevře takovouto nedoručitelnou Zásilku, je tučně červeně zobrazen název pole Komu u pole pro seznam příjemců. Dvojklikem na tento název pole lze spustit funkci Postoupit, určit zde příjemce, nastavit zaškrtávací pole, které rozhoduje o ponechání/neponechání Zásilky ve vlastní schránce a volbu potvrdit.
Postoupit zásilku lze témuž příjemci vícekrát než jednou. Je to trošku "švindl", druhé a další postoupení je ve skutečnosti běžným avízem, ale uživatel to nemusí řešit, použije prostě funkci "Postoupit" a program se postará o to, jak se zachovat (poprvé postoupí, potom již pouze avizuje).
V případě, že je v konfiguraci mail-systému zaškrtnuta volba Uvnitř firmy podporovat vedle postoupení i přeposlání, bude automaticky při přeposlání zásilky (viz. výše) použita volba Postoupit.

Osoba.ico(1 kb)

Upřesnit odesílatele

 

Tato funkce je k dispozici pouze pro takové Zásilky přijaté z internetu, u kterých nebylo možno v okamžiku příjmu jednoznačně určit odesílatele. Při vyvolání této funkce program zobrazí buďto

Tato funkce je dostupná nejen z menu Objekt / Zásilka "název_zásilky" / Upřesnit odesílatele, ale také dvojklikem na titulek pole Od, pokud je zobrazen červeně, to je v případě, kdy spuštění této činnosti má smysl.

Podobná činnost je k dostupná i v konfiguraci mail-systému v kartě Odmítnuté zásilky (spamy).

Mail_drafts.ico(1 kb)

Vrátit zásilku do konceptů

 

Tato funkce je k dispozici pouze pro takové Zásilky, u kterých došlo během odesílání k nějaké chybě, nebo nedošlo k jejich odeslání z jiných důvodů (např. neběžel odesílací démon). Takovéto zásilky pak zůstávají ve složce K odeslání a odesílací démon se je snaží neustále zpracovávat. Přitom dochází neustále ke stejným chybám a odesílání se nedaří.
Touto činností docílíte smazání zásilky ze složky K odeslání a přeřadíte ji do složky Koncepty zásilek, kde ji pak můžete libovolně upravit, nebo smazat.

Nastavit limit velikosti

 

Tato funkce je dostupná pouze u konceptu, tedy u rozpracované zásilky pro toho uživatele, který ji smí editovat. Při vyvolání této funkce program zaznamená k zásilce takový limit, který má příslušný uživatel přidělen administrátorem (viz. karta administrace uživatele). Bližší popis této problematiky je uveden v kapitole Mail-systém v Kaskádě.

Odstranit předchozí zásilky

 

Pokud je zásilka odpovědí na nějakou předchozí (ta zase mohla být odpovědí, ...), může dát uživatel pohodlně pokyn k odstranění "série předchůdců". Tato možnost je také k dispozici jako zaškrtávací pole v dialogu při odeslání zásilky.
Po spuštění této funkce program otevře dialog Odstranit předchozí zásilky, ve kterém lze zaškrtnout všechny nebo pouze některé předchozí zásilky, které si přejete smazat. Smazání zásilek potvrdíte kliknutím na tlačítko OK.

Editace názvu zásilky

 

U přijatých faxů je v prohlížeči zásilky povolena editace názvu a tím je umožněno přidělit zásilce smysluplný a vypovídající název, který umožní pohodlnou orientaci v seznamu zásilek bez nutnosti otevřít zásilku a dívat se na obsah.

Záznam upomínky plateb

 

Touto činností provedete propojení záznamu o komunikaci s platebním kalendářem. Více viz. samostatná kapitola Tvorba a evidence odeslaných upomínek plateb.

Další funkce

Prohlásit zásilku za odeslanou

Tato funkce je dostupná v menu Nástroje a smí ji použít pouze administrátor. Spouštět tuto funkci má význam u zásilky, se kterou jsou nějaké problémy během odesílání zásilky, cyklicky se nedaří její odeslání ...

Použitím této funkce alespoň zamezíte dalším pokusům o odeslání.

Výskyty adresy odesílatele

Tato funkce je dostupná v menu Objekt a otevírá dialog Výskyt elektronické adresy, který zobrazuje seznam objektů (zásilek), ve kterých adresa odesílatele použita.

Analýza struktury a rozebrání zásilky

Tuto funkci spustíte klávesovou zkratkou <Ctrl+X>. Stejného efektu dosáhnete změnou dflt. charsetu v kartě Možnosti. Tato činnost má smysl pouze tehdy, když je nějaký problém se zobrazením příchozí zásilky a uživatel chce zkusit různé výchozí znakové sady. Tato akce je dostupná, pokud

Odstraňování zásilek a jejich propojení, odstranění příloh

Prohlížeč Zásilky má oproti standardnímu prohlížeči modifikované menu pro odstraňování objektu. Funkce Mazací dialog Odstranit zásilku nebo propojení podle podvolby (v menu Soubor / Odstranit ... nebo na panelu nástrojů) nabízí kromě možnosti Smazat.jpg(1 kB) Odstranit zásilku také možnost:

Odstranění zásilky jako SPAM

Pokud je zásilka v takovém stavu, který umožňuje upřesnění odesílatele (titulek OD: je červeně), pak se v menu Soubor / Odstranit nebo na panelu nástrojů zpřístupní položka menu Odstranit jako SPAM, která obsahuje funkce:

V obou případech program zkontroluje, zda nově vytvořená podmínka již neexistuje, přitom:

O nově vytvořených antispamových podmínkách včetně jména autora této podmínky, je každý den v rámci každodenních kontrol informován administrátor mail-systému, který antispamovou podmínku odsouhlasí nebo odmítne. V případě, že zásilku odmítne a v konfiguraci mail systému je zaškrtnutá volba Při mazání zázn. z TFSPAM generovat alarm autorovi, program automaticky odešle autorovi antispamové podmínky alarm o jejím odstranění administrátorem.

Karty

Zadání nové Zásilky

Kromě standardních způsobů založení nového datového objektu můžete novou Zásilku založit:

K dispozici jsou i klávesové zkratky pro vytvoření nové Zásilky:

Příbuzná témata:

Seznam subsekcí: